Tabela funkcjonalności
Wszystkie funkcje Nexlog Internal (489), pogrupowane według obszarów. Kolumna „Pomoc” prowadzi do instrukcji krok po kroku.
Dostęp i logowanie 20
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Logowanie do portalu e-mailem i hasłemPortal | Strona /client/login z polami Email i Hasło; gdy włączone jest logowanie Microsoft, pola hasła są zwinięte pod „Zaloguj hasłem”. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Opcja „Zapamiętaj mnie”Portal | Utrzymuje sesję po zamknięciu przeglądarki, dostępna przy logowaniu hasłem w portalu i w panelu. | Wszyscy | Instrukcja |
| Logowanie do portalu kontem Microsoft (SSO)Portal | Przycisk „Zaloguj się przez Microsoft” (gdy administrator skonfigurował Entra ID); działa tylko z kontami służbowymi, prywatne konta Microsoft (np. outlook.com) są odrzucane. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Auto-zakładanie konta portalu przy pierwszym logowaniu MicrosoftPortal | Gdy konta nie ma, a domena adresu e-mail jest przypisana do firmy, Nexlog zakłada konto z rolą Zgłaszający i prawem tworzenia zgłoszeń, widzące tylko własne zgłoszenia. | Osoba z domeny zarejestrowanej w Nexlogu | Instrukcja |
| Aktywacja konta z zaproszeniaPortal | Link z maila zaproszenia otwiera stronę „Aktywacja konta”: nowe hasło (min. 8 znaków) wpisane dwa razy i od razu logowanie; link ważny 48 godzin. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Logowanie z linku w mailu (magic link)Portal | Przyciski w mailach o zgłoszeniu logują do portalu bez hasła i otwierają zgłoszenie; ważność ustawia administrator od 1 godziny do 7 dni (domyślnie 1 godzina). | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Logowanie do portalu z linku TeamsPortal | Link „Otwórz zgłoszenie” od bota Teams loguje do portalu bez hasła osobnym tokenem, ważnym krócej niż linki mailowe (domyślnie 1 godzina). | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Logowanie do panelu serwisanta e-mailem i hasłemPanel | Strona /login z polami Email i Hasło; dane konta portalu wpisane tutaj też logują, ale otwierają portal zamiast panelu. | Serwisant | Instrukcja |
| Logowanie do panelu kontem Microsoft (SSO)Panel | Przycisk „Zaloguj się przez Microsoft”; konto Microsoft musi pochodzić z organizacji skonfigurowanej przez administratora i pasować do konta w Nexlogu. | Serwisant | Instrukcja |
| Ustawienie hasła z maila powitalnegoPanel | Mail „Twoje konto w panelu jest aktywne” prowadzi do strony „Ustaw hasło” (min. 8 znaków, dwa razy); link ważny 48 godzin. Konto SSO loguje się od razu przez Microsoft. | Serwisant | Instrukcja |
| Konto serwisanta z datą ważnościPanel | Po upływie daty ważności konta logowanie jest odrzucane komunikatem „Konto wygasło.”. | Serwisant (ustawia Administrator) | Instrukcja |
| Konto serwisanta tylko z logowaniem MicrosoftPanel | Flaga na koncie panelu blokuje logowanie hasłem (komunikat „To konto wymaga logowania przez Microsoft.”) oraz reset hasła. | Serwisant (ustawia Administrator) | Instrukcja |
| Blokada po nieudanych próbach logowaniaBezpieczeństwo | Po 5 nieudanych próbach logowanie jest blokowane na 60 sekund z komunikatem „Zbyt wiele prób logowania. Spróbuj ponownie za N s.”; dotyczy portalu i panelu. | Wszyscy | Instrukcja |
| Blokada kont nieaktywnychBezpieczeństwo | Wyłączone konto portalu dostaje komunikat „Konto jest nieaktywne. Skontaktuj się z serwisem.”, konto panelu „Konto jest nieaktywne.”. | Wszyscy | Instrukcja |
| Reset hasła mailemHasło | Formularz „Reset hasła” (portal: „Zapomniałem hasła”, panel: „Zapomniałeś hasła?”) wysyła link do strony „Nowe hasło”; po zapisie użytkownik jest od razu zalogowany. | Pracownik (portal), Serwisant | Instrukcja |
| Jednorazowy link resetu ważny 48 godzinHasło | Link resetu działa raz i przez 48 godzin; nowa prośba unieważnia poprzedni link. Token jest przechowywany w bazie tylko jako skrót SHA-256. | Wszyscy | Instrukcja |
| Brak ujawniania istnienia konta przy resecieHasło | Komunikat „Jeśli konto istnieje, wysłaliśmy link…” jest taki sam także dla adresu bez konta, konta wyłączonego lub konta tylko-Microsoft; w tych przypadkach mail nie jest wysyłany. | Wszyscy | Instrukcja |
| Osobne konta portalu i paneluPortal | Portal i panel mają osobne konta, ekrany logowania i formularze resetu hasła; z ekranu portalu prowadzi link „← Panel serwisanta”. | Wszyscy | Instrukcja |
| Nazwa portaluPortal | Ekran logowania i menu pokazują „Portal Pracownika”. | Wszyscy | Instrukcja |
| Logowanie jako klient (impersonacja)Portal | Serwisant z uprawnieniem może wejść do portalu na konto pracownika/klienta; w portalu widać wtedy pasek informujący o trybie podglądu. | Serwisant – uprawnienie „Logowanie jako klient” |
Portal pracownika 36
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Pulpit portalu z licznikamiPulpit | Liczniki Aktywne zgłoszenia (Otwarty, W realizacji, Czeka na klienta, Oczekuje na akceptację), Rozwiązane (Rozwiązany, Zamknięty) i Łącznie (także anulowane), w zakresie widoczności roli. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Baner „Czekamy na Twoją odpowiedź”Pulpit | Pojawia się, gdy co najmniej jedno widoczne zgłoszenie ma status Czeka na klienta; „Zobacz →” otwiera listę tych zgłoszeń. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Tabela ostatnich zgłoszeń na pulpiciePulpit | Do 5 zgłoszeń (najpierw otwarte i w realizacji, potem najnowsze) z kolumnami #, Tytuł, Priorytet, Status, Serwisant, Data; link „Zobacz wszystkie →”. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Przełącznik motywu jasny/ciemnyInterfejs | Przycisk w prawym górnym rogu portalu zmienia kolorystykę. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Przewodnik po portaluInterfejs | Krótkie oprowadzanie startuje samo przy pierwszym logowaniu (można pominąć) i jest dostępne ponownie przyciskiem „Pokaż przewodnik”. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Formularz nowego zgłoszeniaNowe zgłoszenie | Pola wymagane: Tytuł (do 255 znaków), Priorytet (domyślnie Normalny; Niski/Normalny/Wysoki/Krytyczny), Kategoria (8 kategorii, domyślnie Inne), Szczegółowy opis. | Pracownik z prawem „Może zgłaszać problemy” | Instrukcja |
| Dodatkowe pola zależne od kategoriiNowe zgłoszenie | Pod opisem pojawiają się pola zdefiniowane przez administratora dla wybranej kategorii, część może być wymagana. | Pracownik z prawem zgłaszania | Instrukcja |
| Załączniki: przeciągnij, wybierz lub wklej Ctrl+VNowe zgłoszenie | Pliki JPG, JPEG, PNG, GIF, PDF, TXT, LOG, ZIP, XLSX, DOCX; limit jednego pliku ustawia administrator (domyślnie 25 MB). Zrzut ekranu można wkleić ze schowka. | Pracownik z prawem zgłaszania | Instrukcja |
| Potwierdzenie z numerem zgłoszeniaNowe zgłoszenie | Po wysłaniu komunikat „Zgłoszenie #N zostało utworzone…” i od razu strona zgłoszenia z serwisantem „Zostanie przypisany”. | Pracownik z prawem zgłaszania | Instrukcja |
| Lista „Moje zgłoszenia” z wyszukiwaniemLista zgłoszeń | Pole Szukaj przeszukuje tytuł i opis, filtr Status (bez statusu U dostawcy), przycisk × czyści filtry; 20 zgłoszeń na stronę z łączną liczbą. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Filtry w nagłówkach kolumnLista zgłoszeń | Ikona lejka przy kolumnach Tytuł, Kategoria, Priorytet, Status i Serwisant. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Sortowanie po kolumnachLista zgłoszeń | Kliknięcie nazwy kolumny sortuje, drugie odwraca kierunek; domyślnie najpierw otwarte, potem w realizacji i czekające, w obrębie statusu od najwyższego priorytetu. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Strona zgłoszenia z historią komunikacjiSzczegóły zgłoszenia | Nagłówek (numer, data, status, priorytet, kategoria, opis), sekcja Komunikacja od najstarszych wpisów (własne oznaczone „Ty”), karta Szczegóły z serwisantem, terminem SLA i datą rozwiązania. Notatki wewnętrzne IT są ukryte. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Komentarz dla serwisanta z załącznikamiSzczegóły zgłoszenia | Pole do 2000 znaków z licznikiem, pliki przez „Dołącz pliki / zrzuty ekranu” lub Ctrl+V; serwisant dostaje powiadomienie w panelu i mail. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Automatyczne wznowienie po odpowiedziSzczegóły zgłoszenia | Komentarz w zgłoszeniu o statusie Czeka na klienta przywraca status W realizacji; przy Rozwiązany/Zamknięty status się nie zmienia, decyzję o ponownym otwarciu podejmuje serwisant. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Podgląd załączników w przeglądarceSzczegóły zgłoszenia | Galeria z przełączaniem strzałkami (także ← →), powiększeniem ⤢ i przyciskiem Pobierz; widoczne pliki własne i udostępnione przez IT, bez plików wewnętrznych. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Informacja o prośbie o akceptację zakupuSzczegóły zgłoszenia | Przy wysłaniu prośby status zmienia się na Oczekuje na akceptację z wpisem „Serwisant wysłał prośbę o akceptację do: …”; treści decyzji zgłaszający nie widzi. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Prośba o wyższy priorytetAkcje zgłoszenia | Przycisk „↑ Zgłoś wyższy priorytet” zapisuje prośbę o podniesienie o jeden stopień (bez zmiany priorytetu), dodaje wpis w Komunikacji i powiadamia serwisanta; ukryty przy priorytecie Krytyczny. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Oznaczenie zgłoszenia jako zrealizowaneAkcje zgłoszenia | „✓ Oznacz jako zrealizowane” ustawia status Rozwiązany z wpisem w historii, powiadamia serwisanta i obserwujących, zgłaszający dostaje mail z prośbą o ocenę. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Anulowanie zgłoszenia z powodemAkcje zgłoszenia | „✕ Anuluj zgłoszenie” wymaga powodu (do 1000 znaków), ustawia status Anulowany, powiadamia serwisanta i obserwujących; nie da się cofnąć z portalu. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Ukrywanie akcji dla zgłoszeń zakończonychAkcje zgłoszenia | Trzy przyciski akcji są niewidoczne przy statusach Rozwiązany, Zamknięty, Anulowany, U dostawcy i Oczekuje na akceptację. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Dodawanie obserwującego po adresie e-mailObserwujący | W karcie Obserwujący wpisuje się dowolny adres i klika +; duplikat nic nie zmienia. Formularz ukryty przy zgłoszeniach Rozwiązany, Zamknięty, Anulowany. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Zgłoszenia obserwowane na liście w portaluObserwujący | Obserwujący z kontem portalu widzi obserwowane zgłoszenie na liście Moje zgłoszenia i może z nim robić to samo co zgłaszający. | Obserwujący z kontem portalu | Instrukcja |
| Ocena obsługi 1–5 gwiazdek w portaluOcena | Przy zgłoszeniu Rozwiązany lub Zamknięty karta Szczegóły pokazuje „Oceń realizację”; zgłoszenie ma jedną ocenę (liczy się pierwsza), nie da się jej zmienić ani usunąć. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Komentarz do ocenyOcena | Po kliknięciu gwiazdki strona „Dziękujemy za ocenę” pozwala raz dopisać uwagi do 2000 znaków. | Oceniający | Instrukcja |
| Dokumentacja w portaluDokumentacja | Foldery dokumentów oznaczone „Ogólna” lub „Twoja firma”, z datą aktualizacji; widoczne tylko dokumenty oznaczone przez IT jako dostępne w portalu, obrazy powiększane kliknięciem. | Rola portalu z dostępem do dokumentacji (domyślnie wszystkie) | Instrukcja |
| Podgląd monitoringu firmy w portaluMonitoring | Osadzony pulpit monitoringu (Zabbix) przypisany do firmy, przyciski Odśwież i „↗ Otwórz pełny ekran”; pozycja menu tylko gdy monitoring skonfigurowano dla firmy. | Rola z dostępem do monitoringu (domyślnie Pracownik, Opiekun firmy, IT firmowe) | Instrukcja |
| Widoczność bazowa: własne i obserwowaneRole | Każde konto portalu widzi zgłoszenia założone przez siebie, te z jego adresem jako kontaktem oraz obserwowane. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Rola PrzełożonyRole | Dodatkowo widzi zgłoszenia bezpośrednich podwładnych (jeden poziom w strukturze organizacji); domyślnie może tworzyć zgłoszenia. | Przełożony (portal) | Instrukcja |
| Rola Lider działuRole | Dodatkowo widzi zgłoszenia osób z tym samym działem na koncie; bez wpisanego działu tylko zakres bazowy. | Lider działu (portal) | Instrukcja |
| Rola Opiekun firmyRole | Widzi wszystkie zgłoszenia swojej firmy; prawo tworzenia zgłoszeń trzeba nadać osobno. | Opiekun firmy (portal) | Instrukcja |
| Rola IT firmoweRole | Widzi wszystkie zgłoszenia firmy, może tworzyć zgłoszenia, ma dostęp do dokumentacji i monitoringu. | IT firmowe (portal) | Instrukcja |
| Rola ObserwatorRole | Zakres bazowy, bez tworzenia zgłoszeń i bez monitoringu; ma dostęp do dokumentacji. | Obserwator (portal) | Instrukcja |
| Rola podstawowa „Pracownik”Role | Domyślna rola konta portalu: własne zgłoszenia, dokumentacja, monitoring. | Administrator | Instrukcja |
| Uprawnienia ról portalu do zmianyRole | Administrator może zmienić uprawnienia każdej roli portalu lub nadać je konkretnej osobie (np. prawo zgłaszania). | Administrator | Instrukcja |
| Pozycja „Pomoc” w menu portaluInterfejs | Otwiera centrum pomocy help.nex-log.pl w nowej karcie. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
Kanały zgłoszeń 10
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Zgłoszenie mailem na skrzynkę działu ITE-mail | Temat staje się tytułem, treść opisem, załączniki trafiają do zgłoszenia; zgłoszenie dostaje priorytet Normalny i kategorię Email. | Osoba z adresu w zarejestrowanej domenie | Instrukcja |
| Automatyczne konto portalu dla nadawcy mailaE-mail | Jeśli nadawca nie ma konta portalu, Nexlog zakłada je dla jego adresu; hasło ustawia się przez „Zapomniałem hasła” lub z zaproszenia. | Nadawca maila | Instrukcja |
| Odrzucanie maili z nieznanych domenE-mail | Mail z domeny niezarejestrowanej w Nexlogu (np. prywatnej) może zostać odrzucony bez odpowiedzi. | Wszyscy | Instrukcja |
| Obserwujący z pól Do/DWE-mail | Adresaci z pól Do i DW maila zgłoszeniowego mogą zostać dodani jako obserwujący, zależnie od konfiguracji poczty. | Nadawca maila | Instrukcja |
| Komentarz przez odpowiedź na mailE-mail | Odpowiedź na mail z Nexloga trafia do zgłoszenia jako komentarz z załącznikami; zgłoszenie rozpoznawane po wątku lub numerze [#123] w temacie. | Zgłaszający | Instrukcja |
| Wznowienie zgłoszenia odpowiedzią mailowąE-mail | Odpowiedź na zgłoszenie Czeka na klienta przywraca W realizacji; przy zgłoszeniu rozwiązanym jest tylko dopisywana. | Zgłaszający | Instrukcja |
| Zgłoszenie przez czat 1:1 z botem TeamsTeams | Wiadomość do bota tworzy zgłoszenie: tytuł to początek wiadomości (do 80 znaków), opis to cała treść; sam zrzut ekranu daje tytuł „Zgłoszenie ze zrzutem ekranu (Teams)”. | Pracownik z kontem dopasowanym po e-mailu | Instrukcja |
| Dopisywanie kolejnych wiadomości z czatuTeams | Każda kolejna wiadomość trafia do ostatniego niezamkniętego zgłoszenia z czatu (także rozwiązanego) z odpowiedzią „Dodano do zgłoszenia #N.”; nowe zgłoszenie powstaje dopiero po statusie Zamknięty. | Pracownik | Instrukcja |
| Zgłoszenie przez wzmiankę bota w kanaleTeams | @wzmianka bota w kanale zespołu tworzy zgłoszenie; bot odpowiada linkiem do podglądu tylko do odczytu ważnym 24 godziny, dalsze wiadomości w kanale nie trafiają do zgłoszenia. | Członek kanału z botem | Instrukcja |
| Jedna kolejka dla wszystkich kanałówWspólne | Zgłoszenia z portalu, maila i Teams trafiają do tej samej kolejki i są widoczne w portalu w Moje zgłoszenia. | Wszyscy | Instrukcja |
Powiadomienia i komunikacja 15
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Potwierdzenie przyjęcia zgłoszeniaMaile do zgłaszającego | Mail z numerem zgłoszenia i przyciskiem do portalu wysyłany zaraz po utworzeniu (jeśli włączony przez administratora i w preferencjach). | Zgłaszający | Instrukcja |
| Mail o zmianie statusuMaile do zgłaszającego | Wysyłany przy statusach Czeka na klienta, Oczekuje na akceptację, Rozwiązany, Zamknięty i Anulowany; przejście na Otwarty lub W realizacji nie generuje maila. | Zgłaszający | Instrukcja |
| Mail z odpowiedzią serwisantaMaile do zgłaszającego | Wysyłany przy publicznej odpowiedzi; zawiera aktualny status, więc odpowiedź połączona ze zmianą statusu daje jeden mail. | Zgłaszający | Instrukcja |
| Własne preferencje powiadomień w portaluPreferencje | Strona Powiadomienia z trzema polami (Potwierdzenie przyjęcia, Zmiany statusu, Wiadomości od serwisanta), domyślnie włączonymi; dotyczy zgłoszeń, w których jest się zgłaszającym. | Pracownik (portal) | Instrukcja |
| Globalne wyłączenie typów maili przez administratoraPreferencje | Typ maila wyłączony dla całej instalacji nie jest wysyłany niezależnie od preferencji użytkownika. | Administrator | Instrukcja |
| Ocena jednym kliknięciem z mailaOcena | Mail o rozwiązaniu zawiera pytanie „Jak oceniasz obsługę…?” i 5 gwiazdek; kliknięcie zapisuje ocenę bez logowania. Gwiazdki są tylko, gdy zgłoszenie nie było jeszcze ocenione. | Zgłaszający | Instrukcja |
| Przycisk „Potwierdź rozwiązanie” tylko otwiera zgłoszenieLinki w mailach | W mailu o rozwiązaniu przycisk niczego nie zatwierdza, otwiera zgłoszenie w portalu (status jest już Rozwiązany). | Zgłaszający | Instrukcja |
| Maile dla obserwującychObserwujący | Obserwujący dostaje mail o każdej publicznej odpowiedzi (z treścią) i zmianie statusu; adres zgłaszającego i adresy kontaktów z blokadą wysyłki są pomijane. | Obserwujący | Instrukcja |
| Brak maila powitalnego przy dodaniu w portaluObserwujący | Obserwujący dodany w portalu nie dostaje maila „zostałeś dodany”; pierwszy mail przychodzi przy kolejnej odpowiedzi lub zmianie statusu. Dodanie przez serwisanta w panelu wysyła mail „Zostałeś dodany jako obserwujący…”. | Każdy, kto widzi zgłoszenie w portalu | Instrukcja |
| Podgląd zgłoszenia dla obserwującego bez kontaObserwujący | Przycisk „Przejdź do zgłoszenia →” otwiera stronę tylko do odczytu (opis, serwisant, publiczne odpowiedzi) ważną 24 godziny; obserwujący z kontem jest logowany do portalu. | Obserwujący bez konta | Instrukcja |
| Wypisanie z jednego zgłoszeniaObserwujący | Link „Wypisz się” w stopce maila otwiera stronę z przyciskiem „Wypisz się z tego zgłoszenia”. | Obserwujący | Instrukcja |
| Wypisanie ze wszystkich obserwowanychObserwujący | „Wypisz się ze wszystkich (N)” usuwa adres ze wszystkich zgłoszeń i blokuje przyszłe maile obserwującego, także przy dodaniu do nowych zgłoszeń; cofnięcie tylko przez dział IT. | Obserwujący | Instrukcja |
| Odpowiedzi i statusy w czacie TeamsTeams | Zgłoszenie założone przez czat z botem dostaje w tym czacie odpowiedzi serwisanta i zmiany statusu z linkiem „Otwórz zgłoszenie”. | Zgłaszający przez Teams | Instrukcja |
| Proaktywne powiadomienia Teams dla firmyTeams | Przy włączonej opcji firmy bot sam zakłada czat 1:1 z kontaktem zgłoszenia (także założonego mailem/portalem), o ile kontakt choć raz logował się kontem Microsoft i aplikacja bota jest dostępna w jego tenancie. | Kontakty firmy (włącza Administrator) | Instrukcja |
| Ostrzeżenie przed przekazywaniem mailiBezpieczeństwo | Link logujący z maila daje dostęp do konta każdemu, kto kliknie go w czasie ważności; pomoc zaleca nieprzekazywanie takich maili. | Wszyscy | Instrukcja |
Akceptacje 14
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Prośba o akceptację mailem bez logowaniaAkceptacja zakupu | Akceptujący dostaje mail „Akceptacja — zgłoszenie #N: tytuł” z uzasadnieniem i przyciskami „✓ Akceptuję”, „✗ Brak akceptacji”, „Brak akceptacji z komentarzem”. | Akceptujący bez konta | Instrukcja |
| Dwuetapowe potwierdzenie decyzjiAkceptacja zakupu | Kliknięcie w mailu otwiera stronę „Decyzja oczekująca”; decyzja zapisuje się dopiero po „Potwierdź akceptację”/„Potwierdź brak akceptacji”, więc skaner poczty jej nie zatwierdzi. | Akceptujący bez konta | Instrukcja |
| Odmowa z komentarzemAkceptacja zakupu | Formularz „Brak akceptacji — podaj powód” z wymaganym komentarzem do 2000 znaków, widocznym dla serwisanta. | Akceptujący bez konta | Instrukcja |
| Jednorazowy link z terminem ważnościAkceptacja zakupu | Link działa raz i do terminu ustawionego przez administratora (domyślnie 14 dni); po decyzji ponowne otwarcie pokazuje podjętą decyzję, zmiana tylko przez serwisanta. | Akceptujący bez konta | Instrukcja |
| Załączniki i uzasadnienie na stronie decyzjiAkceptacja zakupu | Strona akceptacji pokazuje uzasadnienie i załączniki dołączone do prośby; link „Zobacz pełne zgłoszenie” działa tylko dla kont panelu. | Akceptujący bez konta | Instrukcja |
| Zapis decyzji i powrót do realizacjiAkceptacja zakupu | Decyzja trafia do zgłoszenia jako notatka wewnętrzna („Zaakceptowane przez …” / „Brak akceptacji: …”), a status wraca z Oczekuje na akceptację do W realizacji niezależnie od decyzji. | Serwisant | Instrukcja |
| Prawo akceptacji „Może akceptować w imieniu firmy”Akceptujący | Flaga na koncie portalu (formularz konta) dodaje aktywną osobę do listy akceptujących dla zgłoszeń jej firmy. | Administrator (konta portalu) | Instrukcja |
| Głosowanie nad zmianą (RFC) moduł change_managementCAB | W sekcji Zatwierdzenia przyciski Zatwierdź/Odrzuć z opcjonalnym komentarzem; głos możliwy tylko przy statusie Czeka na zatwierdzenie (także retrospektywne). | Serwisant – uprawnienie Change Management: zatwierdzanie | Instrukcja |
| Wymagana liczba zatwierdzeń wg ryzyka moduł change_managementCAB | Zmiana standardowa wymaga 1 zatwierdzenia, zwykła i awaryjna liczby ustalonej dla ryzyka (domyślnie niskie 1, średnie 2, wysokie 3); stan widoczny jako np. „0/2 wymaganych”. | Serwisant – uprawnienie Change Management: zatwierdzanie | Instrukcja |
| Jeden głos na osobę z możliwością zmiany moduł change_managementCAB | Ponowne wysłanie zastępuje poprzedni głos („Twój obecny głos: … — wysłanie ponownie go zmieni.”). | Serwisant – uprawnienie Change Management: zatwierdzanie | Instrukcja |
| Weto pojedynczym odrzuceniem moduł change_managementCAB | Jedno Odrzuć natychmiast ustawia status Odrzucony niezależnie od zebranych zatwierdzeń. | Serwisant – uprawnienie Change Management: zatwierdzanie | Instrukcja |
| Zakaz zatwierdzania własnej zmiany moduł change_managementCAB | Autor zmiany nie może jej zatwierdzić („Nie możesz zatwierdzić własnej zmiany.”), może ją odrzucić. | Serwisant – uprawnienie Change Management: zatwierdzanie | Instrukcja |
| Retrospektywne zatwierdzanie zmian awaryjnych moduł change_managementCAB | Po udanym wdrożeniu zmiana awaryjna przechodzi do Czeka na zatwierdzenie retrospektywne; głosy oznaczone (retro), komplet daje Wdrożony, odrzucenie nie wycofuje zmiany automatycznie. | Serwisant – uprawnienie Change Management: zatwierdzanie | Instrukcja |
| Licznik zmian czekających na głos moduł change_managementCAB | Licznik „Czeka na zatwierdzenie” i filtr Status na liście Change Management; Nexlog nie wysyła maili o nowych zmianach do zatwierdzenia. | Serwisant – uprawnienie Change Management: zatwierdzanie | Instrukcja |
Pomoc i wsparcie 10
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Dokumentacja dla użytkownikówCentrum pomocy | Strony pomocy dla portalu, panelu i administratora z linkami między tematami, zrzutami ekranu i tabelami komunikatów. | Wszyscy | Instrukcja |
| FAQCentrum pomocy | Najczęstsze pytania w trzech grupach: dla pracowników, serwisantów i administratorów. | Wszyscy | Instrukcja |
| Najczęstsze problemyCentrum pomocy | Tabela objaw → przyczyna → instrukcja dla logowania, portalu i panelu oraz procedura „Gdy nic nie pomaga”. | Wszyscy | Instrukcja |
| Słownik pojęćCentrum pomocy | Alfabetyczne definicje pojęć (np. SLA, RFC, CAB, magic link, obserwujący) z odnośnikami. | Wszyscy | Instrukcja |
| Pomoc administratoraCentrum pomocy | Strony konfiguracji dostępne z menu użytkownika → „Pomoc administratora”, widoczne tylko z uprawnieniem do zarządzania ustawieniami. | Administrator | Instrukcja |
| Zgłoszenie błędu lub propozycji do twórców NexlogaZgłoś problem | Przycisk „Zgłoś problem” w portalu i panelu: rodzaj Błąd / Propozycja funkcji, opis min. 10 znaków; trafia do twórców Nexloga, nie do działu IT. | Każdy zalogowany użytkownik | Instrukcja |
| Zrzuty ekranu w zgłoszeniu do twórcówZgłoś problem | Do 4 zrzutów po 5 MB wklejanych Ctrl+V, usuwanych przyciskiem ×. | Każdy zalogowany użytkownik | Instrukcja |
| Zgłoszenie anonimowe lub z danymi autoraZgłoś problem | Domyślnie anonimowe; „Dołącz moje dane” dodaje imię i nazwisko oraz e-mail (w panelu: imię i nazwisko oraz rolę). | Każdy zalogowany użytkownik | Instrukcja |
| Podgląd dołączanych danych technicznychZgłoś problem | „Co zostanie wysłane (podgląd)” pokazuje tytuł i adres strony, dane przeglądarki, liczbę błędów strony z sesji i liczbę zrzutów. | Każdy zalogowany użytkownik | Instrukcja |
| Lista „Zgłoszone problemy” ze statusemZgłoś problem | Wpisy z rodzajem, autorem, datą i statusem Otwarte/Rozwiązane (z wersją i notatką); statusy odświeżane raz dziennie lub przyciskiem „↻ Sprawdź teraz”. W portalu widać zgłoszenia całej firmy, w panelu administrator widzi wszystkie, inni własne. | Każdy zalogowany użytkownik | Instrukcja |
Panel serwisanta 34
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Menu główne w grupach zależnych od uprawnieńMenu i nawigacja | Grupy Dashboard, Monitoring, Projekty, Klienci, Zarządzanie, Analityka, System; każda pozycja pojawia się tylko przy odpowiednim uprawnieniu roli lub licencji (np. Change Management, Zabbix). | Serwisant | Instrukcja |
| Logo zawsze prowadzi do dashboarduMenu i nawigacja | Kliknięcie logo i nazwy organizacji otwiera oryginalny dashboard, także gdy Mój widok ustawiono jako stronę startową. | Serwisant | Instrukcja |
| Licznik otwartych zgłoszeń w tytule karty przeglądarkiMenu i nawigacja | W nawiasie na karcie przeglądarki liczba zgłoszeń Otwarty + W realizacji w całej instalacji, odświeżana co minutę. | Serwisant | Instrukcja |
| Menu mobilne (≤768 px)Menu i nawigacja | Na wąskim ekranie menu chowa się pod przyciskiem z trzema kreskami; wysuwany panel zawiera te same grupy oraz profil, Pomoc i Wyloguj. | Serwisant | Instrukcja |
| Menu użytkownikaMenu i nawigacja | Kółko z inicjałami pokazuje imię, rolę i wersję Nexloga oraz linki Mój profil, Pomoc (nowa karta), Pomoc administratora (tylko z uprawnieniem Ustawienia systemu: Zarządzanie) i Wyloguj. | Serwisant | Instrukcja |
| Rozmiar czcionki (A A A)Pasek narzędzi | Trzy rozmiary czcionki interfejsu: mała, normalna, duża; wybór zapamiętuje przeglądarka. | Serwisant | Instrukcja |
| Motyw jasny / ciemnyPasek narzędzi | Przełącznik księżyc/słońce zmienia motyw interfejsu; wybór zapamiętuje przeglądarka. | Serwisant | Instrukcja |
| Przewodnik po interfejsie (onboarding)Pasek narzędzi | Krótka wycieczka po menu uruchamiana automatycznie przy pierwszym logowaniu i ręcznie przyciskiem ?; lista zgłoszeń i formularz nowego zgłoszenia mają własne krótkie przewodniki. Można go pominąć przyciskiem Pomiń. | Serwisant | Instrukcja |
| Przycisk + Nowe zgłoszenie z każdej stronyPasek narzędzi | Otwiera formularz nowego zgłoszenia z dowolnego miejsca panelu; działa tylko z uprawnieniem Zgłoszenia: Tworzenie (bez niego błąd 403). | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Zgłoś problem do twórców NexlogaPasek narzędzi | Ikona trójkąta otwiera formularz wiadomości z opisem błędu lub propozycją, wysyłanej do twórców aplikacji. | Serwisant | Instrukcja |
| Omnisearch (Ctrl+K / ⌘K)Szybkie wyszukiwanie | Okno wyszukiwania otwierane polem Szukaj... lub skrótem; wyniki w trakcie pisania, nawigacja strzałkami i Enter, Esc zamyka. | Serwisant | Instrukcja |
| Wyszukiwanie zgłoszeń po wielu polachSzybkie wyszukiwanie | Szuka po numerze (114 lub #114), tytule, opisie, imieniu i e-mailu zgłaszającego, tagach, treści notatek i nazwisku serwisanta; tylko w zakresie widoczności użytkownika. | Serwisant | Instrukcja |
| Wyszukiwanie projektów, zmian i artykułów KBSzybkie wyszukiwanie | Te same okno przeszukuje projekty (Projekty: Podgląd), zmiany Change Management i artykuły bazy wiedzy (Dokumentacja / Baza wiedzy: Podgląd). | Serwisant | Instrukcja |
| Wyszukiwanie wielosłowne (AND)Szybkie wyszukiwanie | Każde wpisane słowo musi wystąpić w wyniku, ale może być w innym polu; do 20 wyników na kategorię, komunikat Brak wyników przy braku trafień. | Serwisant | Instrukcja |
| Dzwonek powiadomieńPowiadomienia | Kropka oznacza nieprzeczytane; lista ostatnich 8 powiadomień, kliknięcie otwiera zgłoszenie i oznacza je jako przeczytane. | Serwisant | Instrukcja |
| Zdarzenia wywołujące powiadomienie w dzwonkuPowiadomienia | Przypisanie zgłoszenia przez kogoś innego lub regułę automatyczną, wzmianka @ w notatce, odpowiedź zgłaszającego w przypisanym zgłoszeniu; wyłączenie typu maila w System → Powiadomienia wyłącza też dzwonek. | Serwisant | Instrukcja |
| Podsumowanie pod powitaniemDashboard | Jedno zdanie: ile zgłoszeń ma przekroczone SLA i ile otwartych jest w kolejce zalogowanego serwisanta. | Serwisant | Instrukcja |
| Kafelek Twoje otwarte zgłoszeniaDashboard – kafelki | Liczy przypisane Tobie zgłoszenia w statusach Otwarty, W realizacji, Czeka na klienta, U dostawcy, Oczekuje na akceptację; w tle wykres liczby nowych takich zgłoszeń z ostatnich 7 dni. Kliknięcie otwiera przefiltrowaną listę. | Serwisant | Instrukcja |
| Kafelek Przekroczone SLADashboard – kafelki | Liczba wszystkich niezakończonych zgłoszeń z flagą przekroczenia SLA w całej instalacji (lista po kliknięciu pokazuje tylko zakres widoczności). | Serwisant | Instrukcja |
| Kafelek Czas w niezrealizowanychDashboard – kafelki | Suma czasu pracy wpisanego w niezakończonych zgłoszeniach (cała instalacja). | Serwisant | Instrukcja |
| Kafelek NieprzypisaneDashboard – kafelki | Liczba niezakończonych zgłoszeń bez serwisanta (cała instalacja); kliknięcie otwiera listę z filtrem Nieprzypisane. | Serwisant | Instrukcja |
| Kafelek Moje grupyDashboard – kafelki | Liczba niezakończonych zgłoszeń w grupach obsługi, do których należy serwisant. | Serwisant | Instrukcja |
| Tabela Twoja kolejkaDashboard | Przypisane Tobie zgłoszenia niezakończone lub z nową odpowiedzią zgłaszającego, od najwyższego priorytetu i najnowszych; ukrywa zaplanowane na przyszły dzień i wstrzymane do daty, chyba że jest nowa odpowiedź (ikona koperty). | Serwisant | Instrukcja |
| Sortowanie, filtr i stronicowanie kolejkiDashboard | Sortowanie kliknięciem nagłówka, lejek filtruje wiersze bieżącej strony, Na stronę 25/50/100, przycisk + Nowe otwiera formularz zgłoszenia. | Serwisant | Instrukcja |
| Panel Zagrożenie SLADashboard – panele | Niezakończone zgłoszenia z zakresu widoczności, którym zostało <2 h do terminu SLA lub termin minął, z pominięciem wstrzymanych; znika, gdy pusty. | Serwisant | Instrukcja |
| Panel Wygasające domeny/certyfikatyDashboard – panele | Lista domen i certyfikatów, którym kończy się ważność (z modułu monitoringu domen). | Serwisant | Instrukcja |
| Panel Ostatnie zgłoszeniaDashboard – panele | Do 6 niezakończonych zgłoszeń z zakresu widoczności według priorytetu i najbliższego terminu SLA; Wszystkie → otwiera listę w statusie Otwarty. | Serwisant | Instrukcja |
| Panel Ostatnie ocenyDashboard – panele | Pięć ostatnich ocen obsługi wystawionych przez zgłaszających. | Serwisant | Instrukcja |
| Mój widok – zapisana lista zgłoszeńMój widok | Osobista wersja listy zgłoszeń z zapisanymi filtrami w nagłówkach i sortowaniem; domyślnie Twoje zgłoszenia w statusach Otwarty, W realizacji, Czeka na klienta. Zapis przyciskiem Zapisz widok. | Serwisant | Instrukcja |
| Wybór widocznych kolumnMój widok | Przycisk Kolumny pozwala ukryć kolumny; #, Tytuł i Status są zawsze widoczne. Mój widok nie ma filtra dat ani akcji masowych. | Serwisant | Instrukcja |
| Mój widok jako strona startowaMój widok | Opcja Ustaw jako mój dashboard sprawia, że po zalogowaniu otwiera się Mój widok zamiast dashboardu; dashboard nadal dostępny przez logo. | Serwisant | Instrukcja |
| Mój dzień – licznikiMój dzień | Liczniki Łącznie, SLA przekroczone oraz liczba zgłoszeń wg priorytetu (Krytyczne, Wysokie, Normalne, Niskie); kliknięcie licznika otwiera listę z filtrem. | Serwisant | Instrukcja |
| Sekcja Zaplanowane na dziśMój dzień | Karty zgłoszeń zaplanowanych na dziś przyciskiem Dziś na stronie zgłoszenia. | Serwisant | Instrukcja |
| Sekcja Pozostałe otwarteMój dzień | Pozostałe niezakończone zgłoszenia przypisane Tobie (także zaplanowane na kolejne dni), od najwyższego priorytetu i najstarszych; przyciski Kanban i Wszystkie. | Serwisant | Instrukcja |
Zgłoszenia – lista i widoki 23
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Lista zgłoszeń z zakresem widocznościLista | Pokazuje tylko zgłoszenia w zakresie roli (Tylko własne / Moje grupy + własne / Wszystkie); kliknięcie wiersza otwiera zgłoszenie, nad tabelą łączna liczba wyników. | Serwisant | Instrukcja |
| Kolumna ZgłaszającyKolumny | Trzecia kolumna to Zgłaszający: imię i nazwisko lub e-mail, z filtrem tekstowym po imieniu, nazwisku lub adresie. | Serwisant | Instrukcja |
| Pozostałe kolumny listy (Kategoria, Źródło, Priorytet, Status…)Kolumny | Źródło: Panel/Portal, Email, API, Teams (DM), Teams (kanał); status w skrócie (Czeka, Akceptacja); Czas to suma czasu z notatek. Na wąskim ekranie chowają się kolejno Źródło, Kategoria, Grupa. | Serwisant | Instrukcja |
| Kolorowy pasek priorytetuKolumny | Zgłoszenia Krytyczne i Wysokie mają kolorowy pasek przy lewej krawędzi wiersza. | Serwisant | Instrukcja |
| Domyślna kolejność i sortowanie po kolumnieSortowanie | Domyślnie wg statusu (Otwarty → Zamknięty), potem priorytetu i daty; kliknięcie nagłówka sortuje, drugie odwraca (▲/▼). | Serwisant | Instrukcja |
| Znacznik Nowa odpowiedź klientaZnaczniki | Ikona koperty przy zgłoszeniu z odpowiedzią zgłaszającego; kliknięcie koperty oznacza jako przeczytane, samo otwarcie zgłoszenia nie gasi znacznika, gasi go każda notatka. | Serwisant | Instrukcja |
| Znaczniki Nieprzypisane, SLA przekroczony, Priorytet?, ImportZnaczniki | Nieprzypisane – brak serwisanta w niezakończonym zgłoszeniu; SLA przekroczony; Priorytet? – zgłaszający prosi o wyższy priorytet; Import – zgłoszenie zaimportowane z innego systemu. | Serwisant | Instrukcja |
| Szybki filtr Moje zgłoszeniaFiltry | Przycisk nad listą pokazuje tylko zgłoszenia przypisane Tobie; ponowne kliknięcie wyłącza. | Serwisant | Instrukcja |
| Filtr tekstowy TytułFiltry | Lejek w kolumnie Tytuł: tekst + Enter, szuka w tytule, opisie, imieniu i e-mailu zgłaszającego. | Serwisant | Instrukcja |
| Filtry wielokrotnego wyboru w nagłówkachFiltry | Kategoria, Źródło, Priorytet, Status, Serwisant (z opcją Nieprzypisane), Grupa: zaznaczenie wielu wartości i Zastosuj; Wszystkie usuwa filtr kolumny, aktywny lejek jest wypełniony. Filtry łączą się warunkiem AND. | Serwisant | Instrukcja |
| Filtr zakresu dat utworzeniaFiltry | Pola Od i Do z przyciskiem Filtruj zawężają listę po dacie utworzenia zgłoszenia. | Serwisant | Instrukcja |
| Wyczyść wszystkie filtryFiltry | Przycisk Wyczyść wszystkie filtry × pojawia się przy aktywnym filtrze i przywraca pełną listę. | Serwisant | Instrukcja |
| Filtry w adresie URLFiltry | Wszystkie filtry są w adresie strony – przefiltrowaną listę można dodać do zakładek lub wysłać. | Serwisant | Instrukcja |
| Liczba zgłoszeń na stronieLista | Na stronę: 25, 50 lub 100; wybór zapamiętuje przeglądarka. | Serwisant | Instrukcja |
| Masowa zmiana statusuAkcje masowe | Zaznaczenie zgłoszeń (także wszystkich na stronie) i akcja Status: Otwarty / W realizacji / Rozwiązany; działa jak zmiana ręczna, z mailami i wpisem „Status zmieniony (akcja masowa).” | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Masowe usuwanie do koszaAkcje masowe | Akcja Usuń zaznaczone przenosi zgłoszenia do kosza; opcja widoczna tylko z uprawnieniem Usuwanie. Brak masowego przypisywania. | Serwisant – Zgłoszenia: Usuwanie | Instrukcja |
| Eksport CSVEksport | Przycisk CSV pobiera zgloszenia_RRRR-MM-DD.csv (separator średnik, UTF-8) z kolumnami ID, Tytuł, Firma, Priorytet, Status, Serwisant, Czas (min), Data utworzenia, SLA deadline; priorytet i status jako kody (np. waiting_for_client). | Serwisant – Zgłoszenia: Eksport | Instrukcja |
| Filtry uwzględniane w eksporcie CSVEksport | Eksport bierze filtry kategorii, źródła, priorytetu, statusu, serwisanta, tytułu (tylko tytuł i opis) i dat; pomija filtry Zgłaszający, Grupa i przekroczonego SLA. | Serwisant – Zgłoszenia: Eksport | Instrukcja |
| Kosz usuniętych zgłoszeńKosz | Usunięte zgłoszenia trafiają do kosza z wyszukiwarką, filtrami i sortowaniem po kolumnie Usunięto. | Serwisant – Zgłoszenia: Usuwanie | Instrukcja |
| Przywracanie z koszaKosz | ↩ Przywróć przywraca zgłoszenie z notatkami i otwiera jego stronę (komunikat „Zgłoszenie #N przywrócone.”). | Serwisant – Zgłoszenia: Usuwanie | Instrukcja |
| Tablica Kanban zgłoszeńKanban | 5 kolumn: Otwarte, W realizacji, Czeka na klienta, Anulowany, Rozwiązane z licznikami; karta: numer, tytuł, priorytet, serwisant, organizacja i ostrzeżenie SLA (przekroczone / za N min przy <2 h). Bez stronicowania; nie pokazuje statusów U dostawcy, Oczekuje na akceptację, Zamknięty. | Serwisant | Instrukcja |
| Filtry Kanbanu: firma i serwisantKanban | Listy Wszystkie firmy i Wszyscy serwisanci od razu odświeżają tablicę; przyciski Lista i Mój dzień. | Serwisant | Instrukcja |
| Zmiana statusu przeciągnięciem kartyKanban | Przeciągnięcie do kolumny zmienia status jak plakietka (wpis w dzienniku, maile); kolumna Anulowany nie anuluje (wymaga powodu), błąd nie jest sygnalizowany – trzeba odświeżyć. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
Zgłoszenia – tworzenie i edycja 14
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Formularz nowego zgłoszenia w imieniu pracownikaTworzenie | Pola: Tytuł (wymagany, ≤255 znaków), Firma, zgłaszający, Priorytet (domyślnie Normalny), serwisant, grupa, kategoria, Opis (wymagany), tagi, załączniki; Utwórz zgłoszenie lub Anuluj. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Wybór zgłaszającego z listy lub ręcznieTworzenie | Lista kontaktów i kont pracowników organizacji wypełnia imię i e-mail; można wpisać je ręcznie. Bez e-maila zgłaszający nie dostaje maili i nie ma przycisku Zadaj pytanie. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Kategoria i podkategoria (drzewo)Tworzenie | Pola widoczne tylko, gdy administrator zdefiniował drzewo kategorii; opcja — brak — zostawia puste. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Pola dodatkowe definiowane przez administratoraTworzenie | Pola typu tekst, liczba, data, lista, pole wyboru; część może być wymagana. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Tagi ręczne i automatyczneTworzenie | Tagi oddzielone przecinkiem; Nexlog może dodać tagi automatyczne według reguł administratora. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Przypisanie serwisanta i grupy przy tworzeniuTworzenie | Wybór serwisanta (z dopiskiem o nieobecności M365) zmienia status na W realizacji i wysyła mu mail; Bez grupy oznacza grupę domyślną, jeśli ustawiona. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Wklejanie zrzutu ekranu do opisuTworzenie | Ctrl+V w polu Opis wstawia zrzut ekranu bezpośrednio w treść opisu. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Załączniki przy tworzeniu (wiele plików)Tworzenie | Przeciągnięcie, wybór z dysku lub wklejenie obrazu poza opisem (plik screenshot-….png); miniatury z usuwaniem. Typy: JPG, PNG, GIF, PDF, TXT, LOG, ZIP, XLSX, DOCX, MD, CSV, XML, JSON; limit domyślnie 25 MB na plik, za duży odrzucany od razu. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Automatyka po utworzeniuTworzenie | Status Otwarty, termin SLA wg priorytetu, reguły autoprzypisania (gdy brak serwisanta), mail do członków grupy, mail o nieprzypisanym zgłoszeniu do wskazanych osób, potwierdzenie przyjęcia do zgłaszającego (jeśli włączone). | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | Instrukcja |
| Edycja danych zgłoszeniaEdycja | Przycisk Edytuj otwiera formularz z tymi samymi polami bez załączników; Zapisz zmiany. Zmiana serwisanta tu nie zmienia statusu ani nie powiadamia, zmiana grupy usuwa serwisanta (chyba że wybrano nowego), zmiana priorytetu nie przelicza SLA. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Zmiana priorytetu z nagłówkaEdycja | Plakietka priorytetu pod tytułem: wybór Krytyczny/Wysoki/Normalny/Niski, wpis w Logu zmian; termin SLA nie jest przeliczany. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Obsługa prośby o wyższy priorytetEdycja | Prośba z portalu pokazuje plakietkę „Klient prosi: …”; zmiana priorytetu ją kasuje, przycisk odrzuć ją odrzuca. Priorytet nie zmienia się sam. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Zmiana kategorii z nagłówkaEdycja | Plakietka kategorii (gdy zdefiniowano drzewo): wybór kategorii i podkategorii, Zapisz. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Usuwanie pojedynczego zgłoszeniaUsuwanie | Przycisk Usuń na stronie zgłoszenia (widoczny tylko z uprawnieniem) przenosi zgłoszenie do kosza po potwierdzeniu. | Serwisant – Zgłoszenia: Usuwanie | Instrukcja |
Zgłoszenia – obsługa 18
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Notatka / czynność w dziennikuNotatki | Formularz Dodaj notatkę / czynność: treść (wymagana), czas pracy, zmiana statusu, opcja Do klienta / obserwujących. Bez uprawnienia Edycja notatka zawsze wewnętrzna, a zmiana statusu pomijana. | Serwisant | Instrukcja |
| Notatka wewnętrznaNotatki | Widoczna tylko dla kont wewnętrznych; bez maili do zgłaszającego i obserwujących. | Serwisant | Instrukcja |
| Czas pracy w notatceCzas pracy | Pola h (0–23) i min (0–59); czas sumuje się w Łączny czas zgłoszenia i w raportach. Dłuższą pracę zapisuje się w kilku notatkach. | Serwisant | Instrukcja |
| Stoper czasu pracyCzas pracy | Przycisk Start liczy czas (gg:mm:ss), ponowne kliknięcie zatrzymuje i dodaje zmierzone minuty (min. 1) do pól h/min; stoper przetrwa przeładowanie strony (pamięć przeglądarki, osobno dla każdego zgłoszenia). | Serwisant | Instrukcja |
| Gotowe odpowiedziNotatki | Przyciski nad treścią z tekstami przygotowanymi przez administratora; kliknięcie dopisuje tekst na końcu notatki do dalszej edycji. | Serwisant | Instrukcja |
| Wzmianki @Notatki | Wpisanie @ i początku imienia podpowiada serwisantów, aktywne konta pracowników i obserwujących; wspomniany dostaje mail z treścią notatki (także wewnętrznej), serwisant dodatkowo dzwonek. Wzmianka o sobie nic nie wysyła. | Serwisant | Instrukcja |
| Zrzuty ekranu w treści notatkiNotatki | Wklejanie Ctrl+V lub przycisk + Screeny (PNG, kilka naraz); obrazy są częścią treści, Usuń obrazki czyści je. Gdy mail z obrazami >2 MB, obrazy zastępuje link do portalu. | Serwisant | Instrukcja |
| Edytor pełnoekranowyNotatki | Przycisk Pełny ekran powiększa edytor notatki na całe okno, × Zamknij wraca do zwykłego widoku. | Serwisant | Instrukcja |
| Autozapis wersji roboczej notatkiNotatki | Zapis w przeglądarce 0,5 s po zmianie i na serwerze (sam tekst, bez obrazów) kilka sekund po zmianie; przywrócenie po powrocie z opcją Odrzuć, także na innym komputerze. Znika po zapisaniu notatki. | Serwisant | Instrukcja |
| Skutki uboczne zapisania notatkiNotatki | Pierwsza notatka w zgłoszeniu bez serwisanta przypisuje je autorowi (bez zmiany statusu), notatka gasi znacznik nowej odpowiedzi, pierwsza notatka serwisanta zapisuje czas pierwszej reakcji, status Rozwiązany przekierowuje na dashboard. | Serwisant | Instrukcja |
| Dziennik czynnościHistoria | Notatki od najnowszej z autorem (wpisy automatyczne jako System/SYS), czasem względnym, czasem pracy, zmianą statusu i kopertą maila; także wpisy o grupie, statusie, obserwujących. Notatek nie można edytować ani usuwać. | Serwisant | Instrukcja |
| Log zmian (audyt zgłoszenia)Historia | Zwinięta sekcja na dole strony: kto i kiedy utworzył zgłoszenie, zmienił status, priorytet, kategorię, grupę, przypisał serwisanta, dodał obserwującego, scalił lub usunął. | Serwisant | Instrukcja |
| Dodawanie załącznika na stronie zgłoszeniaZałączniki | + Dodaj plik (max N MB) i Wyślij – jeden plik naraz; dodatkowo dozwolony typ EML. Pliki są widoczne dla zgłaszającego w portalu. Przeciąganie na kartę nie działa. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Podgląd załączników w oknieZałączniki | Obrazy i PDF wyświetlane w oknie; nawigacja ‹ › lub ← → z licznikiem (np. 2 / 5), ⤢ powiększa, Pobierz, Esc zamyka; inne typy: „Brak podglądu” i Pobierz plik. | Serwisant | Instrukcja |
| Podgląd plików .emlZałączniki | Załącznik .eml wyświetlany jako czytelna wiadomość (Od, Do, Data, Temat, treść) oczyszczona z niebezpiecznych elementów. | Serwisant | Instrukcja |
| Pobieranie i trwałe usuwanie załącznikaZałączniki | Ikona strzałki pobiera plik; × po potwierdzeniu usuwa go trwale z serwera (bez kosza). | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Podgląd oryginalnego maila zgłoszeniaPodgląd e-maili | Przy zgłoszeniu z maila przycisk Email nad tytułem pokazuje oryginalną wiadomość (z adresatami, jeśli zapisane), bez skryptów. | Serwisant | Instrukcja |
| Podgląd maila przychodzącego i wysłanego przy notatcePodgląd e-maili | Koperta przy odpowiedzi mailowej zgłaszającego pokazuje oryginał; koperta przy notatce publicznej pokazuje dokładnie mail wysłany przez Nexloga (z podpisem i stopką). Starsze wpisy mogą nie mieć oryginału. | Serwisant | Instrukcja |
Zgłoszenia – statusy i SLA 20
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Status OtwartyStatusy | Nowe zgłoszenie, nikt się nim nie zajął; nadawany przy utworzeniu lub ręcznie. Zmiana na Otwarty: mail tylko do obserwujących. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Status W realizacjiStatusy | Ustawiany ręcznie, przy przypisaniu serwisanta (bez maili), po odpowiedzi zgłaszającego, po upływie wstrzymania i po decyzji akceptującego. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Status Czeka na klientaStatusy | Zegar SLA stoi; ustawiany ręcznie, notatką lub przez Zadaj pytanie. Zgłaszający dostaje mail „Oczekujemy na Państwa odpowiedź” (treść edytowalna przez administratora). | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Status U dostawcyStatusy | Ustawiany wyłącznie akcją Przekaż do...; zegar SLA biegnie, bez maili o zmianie statusu. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Status Oczekuje na akceptacjęStatusy | Ustawiany wyłącznie akcją Wyślij do akceptacji; zegar SLA stoi, mail do zgłaszającego i obserwujących. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Status RozwiązanyStatusy | Ustawiany ręcznie, notatką, akcją masową lub przez zgłaszającego w portalu; mail „Zgłoszenie #N zostało rozwiązane” z prośbą o ocenę obsługi. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Status ZamkniętyStatusy | Ustawiany tylko z modułu Raporty przyciskiem Zamknij rozwiązane w tym filtrze (N); bez maili do zgłaszających. | Serwisant – Raporty | Instrukcja |
| Anulowanie zgłoszenia z powodemStatusy | Przycisk Anuluj zgłoszenie (do czasu rozwiązania/zamknięcia) wymaga powodu ≤1000 znaków; status Anulowany, zegar SLA stoi, publiczna notatka „Anulowano: powód”, mail do zgłaszającego i obserwujących. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Zmiana statusu z plakietkiZmiana statusu | Plakietka pod tytułem: Otwarty, W realizacji, Czeka na klienta, Rozwiązany (bieżący z ✓); wpis „Zmieniono status zgłoszenia.” Statusów U dostawcy, Oczekuje na akceptację, Zamknięty nie ustawia się ręcznie. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Zmiana statusu razem z notatkąZmiana statusu | Lista statusów w formularzu notatki (Bez zmiany, W realizacji, Czeka na klienta, Rozwiązany); przy notatce publicznej zgłaszający dostaje jeden mail zamiast dwóch. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Reguły maili przy zmianie statusuZmiana statusu | Mail do zgłaszającego tylko z adresem e-mail, gdy typ nie jest wyłączony przez administratora ani przez zgłaszającego w portalu; obserwujący z adresem zgłaszającego nie dostaje duplikatu. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Wstrzymanie do daty (hold)Wstrzymanie | Czeka na klienta z polem Wstrzymaj do (najwcześniej jutro, puste = bez terminu); plakietka „Wstrzymane do DD.MM.RRRR”, zgłoszenie znika z kolejki. Administrator może ustawić domyślną liczbę dni, podstawianą też przy zmianie z plakietki. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Automatyczne wznowienie po terminie wstrzymaniaWstrzymanie | Po upływie daty bez odpowiedzi zadanie automatyczne dodaje notatkę wewnętrzną, zmienia status na W realizacji i plakietkę „Auto: wznowiono DD.MM.RRRR”; bez maili. Zmiana na inny status kasuje datę. | Serwisant | Instrukcja |
| Automatyczne wznowienie po odpowiedzi zgłaszającegoWstrzymanie | Odpowiedź (portal, e-mail, Teams) w statusie Czeka na klienta zmienia status na W realizacji z wpisem systemowym i wznawia SLA; w innych statusach (także Rozwiązany, Anulowany) tylko znacznik nowej odpowiedzi. | Serwisant | Instrukcja |
| Wyliczanie terminu SLA wg priorytetuSLA | Termin liczony raz przy utworzeniu: data utworzenia + godziny przypisane do priorytetu; późniejsza zmiana priorytetu go nie zmienia. Przy wyłączonym SLA pole pokazuje „Brak umowy SLA”. | Serwisant | Instrukcja |
| SLA w godzinach roboczychSLA | Gdy administrator włączył godziny robocze, termin liczy się tylko w godzinach pracy (zgłoszenie z piątku po południu – od poniedziałkowego otwarcia). | Administrator (konfiguracja) | Instrukcja |
| Wstrzymanie zegara SLASLA | Zegar stoi w statusach Czeka na klienta, Oczekuje na akceptację, Anulowany; po wyjściu termin przesuwa się o czas wstrzymania (w godzinach roboczych, jeśli włączone). U dostawcy nie zatrzymuje zegara. | Serwisant | Instrukcja |
| Odliczanie i kolory terminu SLASLA | Pole SLA Deadline: „zostało N min/h/dni”, czerwone poniżej 2 h, pomarańczowe poniżej doby, po terminie „SLA przekroczony!”; odświeżanie co 30 s. | Serwisant | Instrukcja |
| Flaga przekroczenia SLASLA | Zadanie automatyczne oznacza niezakończone, niewstrzymane zgłoszenia po terminie (także rozwiązane po terminie przed sprawdzeniem); wpis w Logu zmian, flaga trwała. | Serwisant | Instrukcja |
| Mail o przekroczeniu SLASLA | Osoby wskazane przez administratora (domyślnie rola Administrator) dostają mail „SLA PRZEKROCZONY — Ticket #N (organizacja)”, jeśli mają włączony ten typ. | Administrator / wskazani odbiorcy | Instrukcja |
Zgłoszenia – przypisanie i grupy 8
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Przypisanie serwisanta z karty SerwisantPrzypisanie | Wybór z listy członków grupy zapisuje się od razu; status zmienia się na W realizacji (bez maila do zgłaszającego), serwisant dostaje mail i dzwonek, wpis w Logu zmian. Bez grupy lista jest pusta; osoba spoza grupy z dopiskiem (spoza grupy). | Serwisant – Zgłoszenia: Przypisywanie | Instrukcja |
| Przypisz do mniePrzypisanie | Przycisk + Przypisz do mnie widoczny, gdy zgłoszenie nie jest Twoje, a należysz do jego grupy. | Serwisant – Zgłoszenia: Przypisywanie | Instrukcja |
| Autoprzypisanie przez pierwszą notatkęPrzypisanie | Zgłoszenie bez serwisanta przypisuje się automatycznie do pierwszej osoby, która doda notatkę (bez zmiany statusu). | Serwisant | Instrukcja |
| Nieobecności z Microsoft 365Przypisanie | Po połączeniu z M365 przy nazwiskach widać dopisek o urlopie/autoodpowiedzi, ostrzeżenie przy nieobecnym przypisanym serwisancie i komunikat po przypisaniu nieobecnej osoby; przypisanie i tak się zapisuje. | Serwisant – Zgłoszenia: Przypisywanie | Instrukcja |
| Przeniesienie do grupy obsługiGrupy | Kliknięcie nazwy grupy w Przenieś do grupy zmienia grupę, usuwa serwisanta, wysyła członkom nowej grupy mail i dodaje wpis do dziennika. | Serwisant – Zgłoszenia: Przypisywanie | Instrukcja |
| Grupa domyślnaGrupy | Nowe zgłoszenie bez wybranej grupy trafia do grupy domyślnej ustawionej przez administratora. | Administrator (konfiguracja) | Instrukcja |
| Zakresy widoczności zgłoszeńWidoczność | Rola ma jeden zakres: Tylko własne, Moje grupy + własne (z zgłoszeniami bez grupy), Wszystkie, Brak dostępu; dotyczy listy, wyszukiwarki, Kanbanu, dashboardu i linków (poza zakresem – 404). | Administrator (konfiguracja roli) | Instrukcja |
| Planowanie zgłoszenia na dzieńPlanowanie | Przyciski Dziś, Jutro, Za tydzień, Za 2 tygodnie, Za 3 tygodnie; napis „Zaplanowane: …” z × do usunięcia. Zaplanowane na przyszłość znika z kolejki do tego dnia; nie zmienia statusu ani SLA. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
Zgłoszenia – komunikacja 15
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Zadaj pytanie zgłaszającemuPytania | Okno z adresatem, treścią (≤2000 znaków), opcją zmiany na Czeka na klienta i datą Wstrzymaj do; publiczna notatka „Pytanie do zgłaszającego:” i jeden mail z przyciskiem odpowiedzi w portalu. Widoczne tylko przy adresie e-mail; obserwujący nie dostają pytania. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Notatka Do klienta / obserwującychNotatki publiczne | Widoczna w portalu, mail „Aktualizacja zgłoszenia #N” z podpisem e-mail z profilu do zgłaszającego i osobno do każdego obserwującego; wiadomość w Teams, gdy zgłoszenie przyszło z Teams lub włączono powiadomienia Teams. Administrator może ustawić domyślne zaznaczenie. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Status wysyłki maila przy notatceNotatki publiczne | Koperta „Wysłano do klienta: data” (mail w kolejce, podgląd treści) lub „Widoczne dla klienta, ale mail nie został wysłany” (brak adresu lub wyłączone powiadomienia). | Serwisant | Instrukcja |
| Przyjmowanie odpowiedzi zgłaszającegoOdpowiedzi | Odpowiedź z portalu, maila lub Teams trafia do dziennika z imieniem zgłaszającego, włącza znacznik Nowa odpowiedź klienta, powiadamia serwisanta (dzwonek; mail przy odpowiedzi z portalu). | Serwisant | Instrukcja |
| Oznacz jako przeczytaneOdpowiedzi | Znacznik nowej odpowiedzi gaśnie przyciskiem nad tytułem, kliknięciem koperty na liście lub dowolną notatką; samo otwarcie go nie gasi. | Serwisant | Instrukcja |
| Dodawanie obserwującychObserwujący | + przy Obserwujący: wybór konta pracownika z portalu lub dowolny e-mail z opcjonalnym imieniem; obserwujący dostaje mail o dodaniu, wpis w dzienniku; usuwanie krzyżykiem po potwierdzeniu. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Maile do obserwujących i dostęp bez kontaObserwujący | Obserwujący dostaje notatki publiczne i zmiany statusu (nie notatki wewnętrzne ani pytania); każdy mail ma link wypisania; bez konta w portalu – link do podglądu zgłoszenia ważny 24 h. | Serwisant | Instrukcja |
| Wskaźnik obecności innych serwisantówObecność | Dymek „W tym zgłoszeniu jest już: imię” i „imię wszedł/weszła w to zgłoszenie”; odświeżanie co 30 s, zamykany krzyżykiem. | Serwisant | Instrukcja |
| Przekazanie zgłoszenia do dostawcyDostawcy | Przekaż do... (widoczny przy co najmniej jednym aktywnym dostawcy): wybór dostawcy, informacja ≤5000 znaków, opcje dołączenia opisu zgłoszenia, zgłaszającego w DW i obserwujących w DW; mail do dostawcy, status U dostawcy, notatka wewnętrzna, sekcja Przekazano do. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Odpowiedź dostawcy w zgłoszeniuDostawcy | Odpowiedź dostawcy na mail wraca do zgłoszenia jako odpowiedź mailowa ze znacznikiem nowej odpowiedzi. | Serwisant | Instrukcja |
| Rozpoznawanie numeru referencyjnego dostawcyDostawcy | Przy wzorcach ustawionych przez administratora Nexlog zapisuje numer zgłoszenia u dostawcy (notatka systemowa, dopisek Ich nr: w sekcji Przekazano do). | Administrator (wzorce) | Instrukcja |
| Rozpoznawanie informacji o rozwiązaniu od dostawcyDostawcy | Wzorzec rozwiązania dodaje notatkę systemową „… zgłasza rozwiązanie sprawy — sprawdź i potwierdź.” i wysyła mail do przypisanego serwisanta; status nie zmienia się automatycznie. | Administrator (wzorce) | Instrukcja |
| Wysłanie do akceptacji zakupuAkceptacja zakupu | Wyślij do akceptacji: wybór akceptującego (serwisanci wskazani przez administratora lub kontakty klienta z prawem akceptacji), uzasadnienie ≤2000 znaków, wiele załączników, opcja Widoczne dla zgłaszającego; status Oczekuje na akceptację, SLA stoi. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Decyzja akceptującego bez logowaniaAkceptacja zakupu | Akceptujący decyduje z linku w mailu (akceptacja / brak, z komentarzem); sekcja Akceptacja pokazuje stan i komentarz, notatka systemowa, status wraca na W realizacji, SLA rusza. | Akceptujący (link e-mail) | Instrukcja |
| Blokada drugiej prośby i ważność linkuAkceptacja zakupu | Druga prośba jest blokowana, dopóki pierwsza ma stan Oczekuje; link ważny domyślnie 14 dni (1–90), po wygaśnięciu zgłoszenie zostaje w Oczekuje na akceptację i wymaga ręcznej zmiany statusu. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
Zgłoszenia – powiązania 7
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Scalanie zgłoszeńScalanie | W zgłoszeniu-duplikacie wpisuje się numer docelowego; notatki i załączniki przechodzą do docelowego (notatka systemowa, Log zmian), scalane trafia do kosza. Nieodwracalne; obserwujący, powiązania i zgłaszający nie są przenoszone. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Powiązanie zgłoszeń (Powiązane / Duplikat)Powiązania | Link między dwoma zgłoszeniami widoczny w obu z plakietką typu; usuwanie krzyżykiem; blokada powiązania z samym sobą i podwójnego. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Utworzenie podzgłoszeniaPodzgłoszenia | + Utwórz podzgłoszenie: tytuł i opis wymagane, opcjonalnie inny zgłaszający; dziedziczy priorytet, kategorię i grupę, ma własny status i SLA; powiązanie Podzgłoszenie/Nadrzędne w obu. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja + Tworzenie | Instrukcja |
| Dodanie zgłoszenia jako zadania projektuProjekty | Karta Projekty: wybór projektu z listy Dodaj jako zadanie do... tworzy zadanie z tytułem, opisem i priorytetem zgłoszenia, połączone z nim. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Utwórz zmianę (RFC) ze zgłoszeniaChange Management | Przycisk Utwórz zmianę w nagłówku otwiera wniosek o zmianę połączony ze zgłoszeniem; karta Powiązane zmiany pokazuje połączone zmiany. Tylko przy licencji na moduł. | Serwisant – Change Management: Tworzenie RFC | Instrukcja |
| Powiązanie dokumentu ze zgłoszeniemDokumentacja | Karta Dokumentacja: wybór dokumentu i +; krzyżyk usuwa tylko powiązanie, nie dokument. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Utwórz artykuł KB ze zgłoszeniaBaza wiedzy | Przy statusie Rozwiązany lub Zamknięty przycisk tworzy szkic artykułu bazy wiedzy na podstawie zgłoszenia; przy istniejącym szkicu – Kontynuuj szkic KB. | Serwisant | Instrukcja |
Zgłoszenia – bezpieczeństwo (NIS2) 6
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Oznaczenie zgłoszenia jako incydentu NIS2Incydent NIS2 | Pole „To zgłoszenie to incydent bezpieczeństwa objęty NIS2” zapisuje się od razu z wpisem w Logu zmian; grupa Powiązania jest wtedy domyślnie rozwinięta. Nexlog nic nie wysyła do CSIRT – to ewidencja. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Klasyfikacja, data wykrycia i numer CSIRTIncydent NIS2 | Klasyfikacja Incydent / Poważny incydent (plakietka), data i godzina wykrycia, numer zgłoszenia w CSIRT do 100 znaków. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Termin wczesnego ostrzeżenia (24 h)Terminy | Termin 24 godziny od wykrycia, liczony kalendarzowo; po upływie oznaczenie „— PRZEKROCZONY”. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Termin zgłoszenia incydentu (72 h)Terminy | Termin 72 godziny od wykrycia, liczony kalendarzowo (także weekendy i święta). | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Termin raportu końcowego (1 miesiąc)Terminy | Termin 1 miesiąc od wykrycia, liczony kalendarzowo. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
| Odnotowanie wysłania etapu do CSIRTTerminy | Zaznaczenie etapu i Zapisz zapisuje datę „wysłano DD.MM.RRRR GG:MM” (chwila zapisu); etapu nie można odznaczyć. | Serwisant – Zgłoszenia: Edycja | Instrukcja |
Projekty 30
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Lista projektów z filtrami i sortowaniemLista projektów | Filtry Szukaj (tytuł), Firma, Status, Priorytet; sortowanie po Projekt, Firma, Status, Deadline. Kolumny Postęp (% zadań w Gotowe), Czas (zadania + powiązane zgłoszenia), Deadline na czerwono po terminie. | Serwisant – Projekty: Podgląd | Instrukcja |
| Widoczność projektów wg udziałuLista projektów | Administrator widzi wszystkie projekty; pozostali tylko te, w których są właścicielem, przypisanym do zadania lub obserwującym. Inny projekt zwraca 404 (autor nie widzi projektu automatycznie). | Serwisant – Projekty: Podgląd | Instrukcja |
| Tworzenie i edycja projektuProjekt | Pola: nazwa (do 255 zn.), firma, priorytet (Niski/Normalny/Wysoki/Krytyczny), status, data startu, deadline, właściciel, rytm spotkań, budżet godzinowy (całkowity ≥1) i kwotowy (PLN), opis. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Statusy projektuProjekt | Sześć statusów ustawianych ręcznie: Projektowany (domyślny), Zaakceptowany, Aktywny, Wstrzymany, Zrealizowany, Zamknięty. Zrealizowane i zamknięte nie są dostępne przy dodawaniu zgłoszenia jako zadania. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Tablica kanban zadańZadania | Trzy kolumny: Do zrobienia, W trakcie, Gotowe; przeciąganie kart zmienia status i zapisuje kolejność w kolumnie. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Dodawanie i edycja zadańZadania | Nazwa, przypisanie do serwisanta lub klienta (osoby z portalu), priorytet, data startu, data końcowa, mandays (0,5–999 co 0,5), powiązany ticket tej samej firmy, opis. Usunięcie zadania kasuje jego czas pracy. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Zależności i blokady zadańZadania | Pole „Zależy od”: zadanie z niezakończonymi zależnościami ma kłódkę i „Czeka na:”, nie da się go przeciągnąć. Blokada działa tylko na tablicy; brak wykrywania pętli zależności. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Rejestr czasu pracy w zadaniuZadania | Wpis godzin (0–23) i minut (0–59) na karcie zadania z dzisiejszą datą i autorem; czas > 0. Wpisów nie można usunąć ze strony projektu. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Notatki do zadaniaZadania | Notatki do 2000 znaków, bez edycji i usuwania; wystarczy uprawnienie podglądu. Przypisany dostaje mail „Nowa notatka w zadaniu” (chyba że sam jest autorem). | Serwisant – Projekty: Podgląd | Instrukcja |
| Powiadomienia e-mail o zadaniachZadania | Mail „Przypisano Ci zadanie w projekcie” do przypisanego (klient dostaje mail bez linku) oraz „Zadanie zrobione w projekcie” do właściciela po przeciągnięciu do Gotowe (nie przy zmianie w oknie edycji). | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Zgłoszenie jako zadanie projektuZadania | Z karty Projekty w zgłoszeniu: tworzy zadanie z tytułem, opisem i priorytetem zgłoszenia, powiązane z nim; tylko projekty tej samej firmy, poza zrealizowanymi/zamkniętymi. | Serwisant – edycja zgłoszeń + Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Budżet godzinowy i kwotowy z paskamiBudżet | Paski postępu budżetu godzin i kwoty: żółte od 80%, czerwone od 100%. Czas liczony z zadań i powiązanych zgłoszeń. | Serwisant – Projekty: Podgląd | Instrukcja |
| Rozliczenie i statystyki projektuBudżet | Karta Rozliczenie: kwota = łączny czas × stawka godzinowa organizacji (PLN/h). Statystyki: zadania łącznie, gotowe, w trakcie, łączny czas. | Serwisant – Projekty: Podgląd | Instrukcja |
| Powiązane zmiany, dokumenty i ticketyPowiązania | Karty: powiązane zmiany (z przycisku Utwórz zmianę), dokumentacja (przypinanie/odpinanie dokumentów) i powiązane tickety z zadań. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Oferty od oferentów (PDF) z uprawnieniami per plikOferty | Upload PDF (limit ustala administrator, domyślnie 25 MB), podgląd w oknie, lista osób uprawnionych do każdego pliku; pozostali uczestnicy nie widzą pliku. Zarządza dodający i administrator. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Obserwujący projektuProjekt | Dodawanie/usuwanie serwisantów jako obserwujących: widzą projekt i dostają zaproszenia na spotkania statusowe. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Usuwanie projektuProjekt | Trwale usuwa projekt, zadania i czas pracy; powiązane dokumenty są tylko odpinane. Operacji nie można cofnąć. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Rytm spotkań i ostrzeżenie o zaległym spotkaniuSpotkania statusowe | Rytm: brak / co tydzień / co 2 tygodnie / co miesiąc. Zaległe po 7/14/31 dniach od ostatniego spotkania – ostrzeżenie na stronie projektu i liście spotkań; brak przypomnień mailem. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Automatyczna lista uczestników spotkaniaSpotkania statusowe | Uczestnicy wewnętrzni wyliczani automatycznie (właściciel + serwisanci z zadaniami), obserwujący dodawani ręcznie, uczestnicy zewnętrzni (imię, firma, opcjonalny e-mail) per spotkanie. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Zaproszenia e-mail z plikiem .icsSpotkania statusowe | Zaproszenie do uczestników wewnętrznych, obserwujących i zewnętrznych z e-mailem; wydarzenie zawsze 10:00–11:00. Załącznik .ics tylko przy wysyłce SMTP (Graph – bez załącznika); administrator może wyłączyć globalnie. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Status RAG spotkaniaSpotkania statusowe | Sugestia systemu: Czerwony (≥100% budżetu lub po terminie), Żółty (≥80% budżetu lub zadanie zablokowane), Zielony; prowadzący może nadpisać status. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Notatka: postęp, ryzyka, decyzje, akcjeSpotkania statusowe | Sekcja postępu wypełniana automatycznie (zadania ukończone i kamienie od poprzedniego spotkania), pole ryzyk, rejestr decyzji (treść, kto zdecydował) i akcji (właściciel, termin, odhaczanie). | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Akcja ze spotkania jako zadanie kanbanSpotkania statusowe | Przycisk Dodaj jako zadanie: tworzy zadanie w Do zrobienia z priorytetem, terminem i osobą; akcja zostaje odhaczona z etykietą „zadanie w kanbanie” (bez maila o przypisaniu). | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Wysyłka podsumowania spotkaniaSpotkania statusowe | Mail „Podsumowanie spotkania statusowego” tylko do uczestników wewnętrznych (bez obserwujących i zewnętrznych); możliwa ponowna wysyłka, zapisywana data wysyłki. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie | Instrukcja |
| Wykres Gantta projektu moduł project_management_advancedHarmonogram (Gantt) | Paski zadań na osi czasu z kolorami statusu, linią Dziś, rombami kamieni milowych i kłódką blokad. Daty liczone z daty startu, zależności lub startu projektu oraz mandays/daty końcowej; tylko do odczytu. | Serwisant – Projekty: Podgląd (moduł licencji) | Instrukcja |
| Eksport harmonogramu do PDF moduł project_management_advancedHarmonogram (Gantt) | Pobiera plik harmonogram-<projekt>-<data>.pdf w układzie poziomym A4. | Serwisant – Projekty: Podgląd (moduł licencji) | Instrukcja |
| Kamienie milowe projektu moduł project_management_advancedKamienie milowe | Tytuł i data docelowa, oznaczanie ukończenia i cofanie, usuwanie; nieukończony po terminie ma dopisek „po terminie”. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie (moduł licencji) | Instrukcja |
| Kamień milowy wymagający formalnej zmiany moduł project_management_advancedKamienie milowe | Opcja „Wymaga formalnej zmiany przed ukończeniem”: link do utworzenia RFC powiązanego z kamieniem; kamienia nie da się ukończyć, dopóki zmiana nie ma statusu Wdrożony. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie + Change Management: Tworzenie RFC | Instrukcja |
| Szablony projektów z listą zadań moduł project_management_advancedSzablony projektów | Szablon: nazwa, opis i zadania po jednym w linii z opcjonalnym czasem w dniach (np. „Instalacja serwera|2”). Edycja zastępuje całą listę; strona /projects/templates. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie (moduł licencji) | Instrukcja |
| Projekt z szablonu moduł project_management_advancedSzablony projektów | Przy tworzeniu projektu kopiuje zadania szablonu do Do zrobienia z mandays i priorytetem Normalny; bez zależności i przypisań. | Serwisant – Projekty: Zarządzanie (moduł licencji) | Instrukcja |
Change Management (ITIL) 14
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Lista zmian z filtrami moduł change_managementLista i statystyki | Tabela (20 na stronę) z kolumnami #, Tytuł, Typ, Ryzyko, Status, Zgłoszenie, Wnioskujący, Utworzono; filtry Status, Typ, Ryzyko. | Serwisant – Change Management: Podgląd | Instrukcja |
| Kafelki KPI zmian moduł change_managementLista i statystyki | Czeka na zatwierdzenie, Aktywne, Nieudane, wskaźnik niepowodzeń (%), średni czas zatwierdzania (h), wdrożone w miesiącu, PIR do uzupełnienia, % rollbacku w PIR. | Serwisant – Change Management: Podgląd | Instrukcja |
| Składanie wniosku o zmianę (RFC) moduł change_managementWniosek RFC | Pola: tytuł, co, dlaczego, wpływ, opis ryzyka, plan wycofania, poziom ryzyka (niskie/średnie/wysokie), opcjonalne ID zgłoszenia. Także z poziomu zgłoszenia lub projektu z automatycznym powiązaniem. | Serwisant – Change Management: Tworzenie RFC | Instrukcja |
| Zmiana zwykła moduł change_managementWniosek RFC | Typ RFC wymagający liczby zatwierdzeń zależnej od ryzyka; po złożeniu status Czeka na zatwierdzenie. | Serwisant – Change Management: Tworzenie RFC | Instrukcja |
| Zmiana standardowa z szablonu moduł change_managementWniosek RFC | Wymaga zawsze jednego zatwierdzenia; ryzyko i puste pola Co/Wpływ/Plan wycofania przejmowane z aktywnego szablonu zmiany standardowej. | Serwisant – Change Management: Tworzenie RFC | Instrukcja |
| Zmiana awaryjna z zatwierdzeniem retrospektywnym moduł change_managementWniosek RFC | Wymaga uzasadnienia trybu awaryjnego; od razu status Wdrażanie, a po udanym wdrożeniu Czeka na zatwierdzenie retrospektywne. | Serwisant – Change Management: Tworzenie RFC | Instrukcja |
| Głosowanie zatwierdzające/odrzucające moduł change_managementZatwierdzanie (CAB) | Karta Zatwierdzenia z licznikiem (np. 0/2); po zebraniu wymaganej liczby – Zatwierdzony, jedno odrzucenie – Odrzucony. Nie można zatwierdzić własnej zmiany (można odrzucić). Złożenie RFC nie wysyła maili do zatwierdzających. | Zatwierdzający (Change Management: Zatwierdzanie) | Instrukcja |
| Termin wdrożenia moduł change_managementWdrożenie | Zapis startu i opcjonalnego końca wdrożenia w dowolnym statusie. | Serwisant – Change Management: Wdrażanie | Instrukcja |
| Oznaczanie wdrożenia i wyniku moduł change_managementWdrożenie | Przyciski Oznacz jako wdrażane (z Zatwierdzony), Wdrożono pomyślnie / Wdrożenie nieudane; zapis czasu startu, końca i wdrażającego, wpis w historii powiązanego zgłoszenia. | Serwisant – Change Management: Wdrażanie | Instrukcja |
| Powiadomienie o planowanej przerwie serwisowej moduł change_managementWdrożenie | Przy pierwszym zapisaniu terminu startu wysyła mail „Planowana przerwa serwisowa” do aktywnych kontaktów organizacji powiązanego zgłoszenia/projektu (lub adresu organizacji); przesunięcie terminu nie wysyła kolejnego. Wyłączalne przez administratora. | System (automatycznie) | Instrukcja |
| Przegląd powdrożeniowy (PIR) moduł change_managementPIR | Dla zmian Wdrożony/Nieudany: ocena celu (w pełni/częściowo/nieosiągnięty), znacznik użycia rollbacku, notatki; zapis kto i kiedy. | Serwisant – Change Management: Wdrażanie | Instrukcja |
| Kalendarz zmian moduł change_managementKalendarz | Widok miesiąca ze zmianami w dniu startu, kolor wg statusu, nawigacja między miesiącami. | Serwisant – Change Management: Podgląd | Instrukcja |
| Progi zatwierdzania wg ryzyka (CAB) moduł change_managementKonfiguracja | Liczba różnych zatwierdzających dla ryzyka niskiego/średniego/wysokiego (domyślnie 1/2/3, zakres 1–10); dotyczy zmian zwykłych i awaryjnych, standardowa zawsze 1. Ustawienia → Zgłoszenia → Change Management. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Szablony zmian standardowych moduł change_managementKonfiguracja | Nazwa, poziom ryzyka, opis, domyślny wpływ i plan wycofania, flaga Aktywny; nieaktywny szablon jest niewybieralny. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) |
Dokumentacja i baza wiedzy 16
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Foldery dokumentacjiDokumentacja | Tworzenie, edycja i usuwanie folderów (nazwa, opis); usunięcie folderu nie kasuje dokumentów, tylko ukrywa je z listy i portalu. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Lista dokumentów w folderachDokumentacja | Karty folderów z tabelą Dokument, Widoczność (Publiczny/Wewnętrzny), Ostatnia zmiana (data, autor), sortowanie. | Serwisant – Dokumentacja: Podgląd | Instrukcja |
| Edytor dokumentów z szablonamiDokumentacja | Edytor z formatowaniem (nagłówki, listy, cytat, kod, link, pełny ekran), wklejanie zrzutów Ctrl+V; szablony: Raport incydentu, Procedura serwisowa, Instrukcja dla klienta, Topologia sieci, Polityka bezpieczeństwa. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Widoczność dokumentu w portaluDokumentacja | Flaga Publiczny: dokument widoczny w Portalu pracownika dla ról portalu z dostępem do dokumentacji; Wewnętrzny – tylko w panelu. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Historia wersji i przywracanieDokumentacja | Każdy zapis zachowuje poprzedni tytuł i treść; widoczne 8 ostatnich wersji. Przywrócenie odtwarza tytuł i treść (bieżąca wersja też trafia do historii). | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Eksport PDF dokumentuDokumentacja | PDF pojedynczego dokumentu z poziomu jego strony. | Serwisant – Dokumentacja: Podgląd | Instrukcja |
| Eksport PDF folderu i całej dokumentacjiDokumentacja | Wybór folderów (puste = wszystkie), opcjonalny spis treści; stopka z nazwą organizacji i numerem strony. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Powiązanie dokumentu ze zgłoszeniemDokumentacja | Wiązanie i odpinanie zgłoszeń ze strony dokumentu albo dokumentów ze strony zgłoszenia (wymaga edycji zgłoszeń). | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Analiza dokumentu przez AIDokumentacja | Przycisk Analizuj: AI ocenia kompletność, jasność kroków, nieaktualne informacje i hasła w treści; wynik w karcie Analiza AI. Wymaga skonfigurowanego AI. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Wyszukiwanie i tagi artykułówBaza wiedzy | Wyszukiwanie w tytułach i treści, filtr po tagu, także globalna wyszukiwarka panelu; etykieta AI i link do zgłoszenia źródłowego. Baza wiedzy widoczna tylko w panelu. | Serwisant – Dokumentacja: Podgląd | Instrukcja |
| Szkic artykułu KB z rozwiązanego zgłoszenia (AI)Baza wiedzy | Przycisk Utwórz artykuł KB przy zgłoszeniu rozwiązanym/zamkniętym: AI czyta tytuł, opis i notatki i tworzy szkic (tytuł, treść, tagi) lub zadaje pytania; opublikowany artykuł jest powiązany ze zgłoszeniem. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Nowy artykuł z AI od zeraBaza wiedzy | Pusty szkic z Dokumentacji; treść pisana ręcznie lub przez rozmowę z AI. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Rozmowa z AI nad szkicemBaza wiedzy | Czat aktualizujący tytuł, treść i tagi szkicu; wybór innego modelu AI per szkic; autozapis po kilku sekundach. Tagi do 50 znaków. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Szkice prywatne, publikacja i odrzucanieBaza wiedzy | Każdy ma własne szkice (Twoje szkice (N)); publikacja wymaga tytułu i treści i usuwa szkic; odrzucenie kasuje szkic z rozmową. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Edycja artykułu z AIBaza wiedzy | Edytuj z AI tworzy szkic z obecną treścią; zapis aktualizuje artykuł, poprzednia treść trafia do historii wersji. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
| Analiza artykułu przez AI i eksport PDFBaza wiedzy | Analizuj: braki, niejasne kroki, nieaktualne informacje, hasła/klucze w treści (artykuł się nie zmienia). Eksportuj PDF pobiera artykuł. | Serwisant – Dokumentacja: Zarządzanie | Instrukcja |
Zgłoszenia cykliczne 5
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Lista szablonów cyklicznychSzablony | Kolumny Tytuł, Firma, Częstotliwość, Ostatni, Następny, Status; wyszukiwanie, filtry kolumn, sortowanie, 25 na stronę. | Serwisant – Zgłoszenia cykliczne: Zarządzanie | Instrukcja |
| Tworzenie szablonu cyklicznegoSzablony | Tytuł, firma, priorytet, kategoria (Inne, Sieć, Serwer, Oprogramowanie, Sprzęt, Email, Backup, Bezpieczeństwo), opis, częstotliwość (dzień/tydzień/miesiąc/rok), interwał 1–365, pierwsze uruchomienie, opcjonalna data końca. | Serwisant – Zgłoszenia cykliczne: Zarządzanie | Instrukcja |
| Pole Przypisz do w szablonieSzablony | Wybór serwisanta w szablonie obecnie bez efektu: tworzone zgłoszenia pozostają nieprzypisane (chyba że przypisze je reguła automatyczna). | Serwisant – Zgłoszenia cykliczne: Zarządzanie | Instrukcja |
| Klonowanie, włączanie/wyłączanie, usuwanieSzablony | Klon „Kopia — …” jest wyłączony i otwiera się w edycji; wyłączenie wstrzymuje tworzenie; usunięcie nie kasuje utworzonych zgłoszeń. | Serwisant – Zgłoszenia cykliczne: Zarządzanie | Instrukcja |
| Automatyczne zakładanie zgłoszeń z szablonuGenerowanie | Sprawdzanie co minutę w godz. 04:00–20:00; zgłoszenie dostaje dane szablonu, status Otwarty, autora szablonu, przechodzi przez grupę domyślną i reguły przypisania. Koniec miesiąca zachowywany, zaległych terminów nie dorabia. | System (harmonogram) | Instrukcja |
Raporty i rozliczenia 13
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Wybór okresu raportuRaporty – filtry | Miesiąc (ostatnie 12) lub zakres Od–Do; bez wyboru ekran pokazuje bieżący miesiąc (PDF/CSV/zamykanie bez Generuj działają wtedy na całej historii). | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Filtr Firma i SerwisantRaporty – filtry | Zawężenie do organizacji i do zgłoszeń przypisanych do wybranego serwisanta. | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Filtr zgłoszeń projektowychRaporty – filtry | Wyklucz projektowe (domyślnie), Wszystkie, Tylko projektowe (zgłoszenia powiązane z zadaniem projektu). | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Pokaż/ukryj SLARaporty – filtry | Przełącznik ukrywający kafelek i sekcję SLA w raporcie. | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Kafelki podsumowaniaRaporty – sekcje | Tickety łącznie, Rozwiązane/Zamknięte, Łączny czas (wg daty wpisu pracy), SLA compliance, Śr. ocena klienta. | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Zgłoszenia wg priorytetu i kategoriiRaporty – sekcje | Liczba zgłoszeń utworzonych w okresie w podziale na priorytet i kategorię. | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Czas pracy wg serwisantaRaporty – sekcje | Czas wpisany w okresie w podziale na przypisanego serwisanta. | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Ocena obsługi i niskie ocenyRaporty – sekcje | Liczba ocen, rozkład 5–1, średnia na serwisanta oraz lista niskich ocen z komentarzami klientów. | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| SLA compliance wg firmyRaporty – sekcje | Odsetek dotrzymanego SLA dla organizacji (zgłoszenia bez terminu SLA pomijane). | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Raport serwisowy PDFRaporty – eksport | Plik raport_<organizacja>_<okres>.pdf: zgłoszenia rozwiązane/zamknięte z okresu, anulowane z czasem i zgłoszenia z pracą w okresie, z opisem i dziennikiem czynności. | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Masowe zamykanie rozwiązanych zgłoszeńRaporty – akcje | Zamknij rozwiązane w tym filtrze (N): zamyka rozwiązane zgłoszenia pasujące do okresu, firmy i serwisanta bez maila do zgłaszających; wpis w historii „Zgłoszenie zamknięte (raport).” | Serwisant – Raporty: Podgląd | Instrukcja |
| Tabela rozliczeń wg firmyRozliczenia | Kolumny Firma, Tickety, Godziny, Stawka (netto, z organizacji), Kwota netto, RAZEM (PLN); filtry okres, Firma, zgłoszenia projektowe. | Serwisant – Raporty: Rozliczenia | Instrukcja |
| Eksport rozliczenia do CSVRozliczenia | Plik rozliczenie-RRRR-MM.csv rozdzielany średnikami (zgodny z Excelem), także z przycisku CSV na Raportach; filtr Serwisant pomijany, miesiąc w nazwie zawsze bieżący. | Serwisant – Raporty: Rozliczenia | Instrukcja |
Monitoring, domeny i certyfikaty 6
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Pulpity Zabbix w panelu z auto-logowaniemZabbix | Strona Monitoring osadza pulpit Zabbixa w ramce i loguje automatycznie na konto przypisane do pozycji; widoczna po włączeniu integracji. | Serwisant – Monitoring: Podgląd | Instrukcja |
| Widok globalny ZabbixZabbix | Pozycja na koncie administracyjnym Zabbixa (wymaga Firmy: Zarządzanie, inaczej błąd uprawnień Zabbixa). | Serwisant – Monitoring: Podgląd + Firmy: Zarządzanie | Instrukcja |
| Rejestr domen z WHOISDomeny | Dodawanie domen per firma; brakujący rejestrator i data wygaśnięcia uzupełniane z WHOIS (dane ręczne mają pierwszeństwo); edycja, auto-odnowienie, notatka do 1000 zn., ponowne sprawdzenie WHOIS. | Serwisant – Firmy: Zarządzanie | Instrukcja |
| Rejestr certyfikatów SSLCertyfikaty | Nazwa, gdzie podłączony, wystawca, data wygaśnięcia (wymagana), auto-odnowienie, notatka; bez WHOIS, nazwy nie można zmienić. | Serwisant – Firmy: Zarządzanie | Instrukcja |
| Podgląd terminów wszystkich firmDomeny | Tabela posortowana wg wygaśnięcia; kolor: szary >30 dni, pomarańczowy ≤30 dni, różowy „Wygasł(a)”. | Serwisant – Firmy: Zarządzanie | Instrukcja |
| Alerty e-mail o wygasaniu domen i certyfikatówAlerty | Codziennie 07:00; progi domyślnie 30, 14, 7, 1 dzień, każdy próg raz; odbiorcy wg ról wskazanych przez administratora; zmiana daty resetuje alerty. | System (harmonogram); role ustawia administrator | Instrukcja |
Konta i struktura organizacji 19
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Lista kont portaluKonta pracowników | Kolumny Użytkownik, Firma, Email, Uprawnienia, Status (Zaproszenie wysłane/Aktywne/Nieaktywne), Ostatnie logowanie; szukanie, filtry, 25/50/100 na stronę; adres logowania portalu nad tabelą. | Serwisant – Konta klientów: Zarządzanie | Instrukcja |
| Zakładanie konta z zaproszeniemKonta pracowników | Firma, imię i nazwisko, e-mail (unikalny), stanowisko, telefon, Może zgłaszać, Może akceptować w imieniu firmy, role portalu, mail aktywacyjny; link aktywacyjny do skopiowania ręcznie. | Serwisant – Konta klientów: Zarządzanie | Instrukcja |
| Edycja konta: dział, przełożony, blokadaKonta pracowników | Dodatkowo dział (do 150 zn.), przełożony z tej samej organizacji, status Aktywne/Zablokowane; dla kont Microsoft dane nadpisywane przy logowaniu/synchronizacji. | Serwisant – Konta klientów: Zarządzanie | Instrukcja |
| Ponowne zaproszenie i reset hasłaKonta pracowników | Wyślij ponownie generuje nowy link aktywacyjny (stary przestaje działać); Reset hasła wysyła link do ustawienia nowego hasła. | Serwisant – Konta klientów: Zarządzanie | Instrukcja |
| Zaloguj jako pracownik (podgląd portalu)Konta pracowników | Otwiera portal na koncie aktywnego pracownika z paskiem podglądu; działania zapisują się jako działania pracownika. | Serwisant – Konta klientów: Zarządzanie + Logowanie jako klient | Instrukcja |
| Usuwanie konta portaluKonta pracowników | Konto znika i nie może się logować; zgłoszenia zostają. Ponowne założenie z tym samym e-mailem trwale kasuje stare konto. | Serwisant – Konta klientów: Zarządzanie | Instrukcja |
| Drzewo struktury organizacjiStruktura organizacji | Drzewo przełożony–podwładni z aktywnych kont (zdjęcie lub inicjały, stanowisko, dział, e-mail, telefon), zwijanie zespołów, liczba osób i data ostatniej synchronizacji. | Serwisant – Zgłoszenia — akcje: Edycja | Instrukcja |
| Ręczna synchronizacja z Entra ID i diagnostykaStruktura organizacji | Przycisk synchronizacji z podsumowaniem (dodane, zaktualizowane, przełożeni, zdjęcia, pominięte) oraz diagnostyka bez zapisu; limit 5 wywołań na minutę. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | Instrukcja |
| Mój profil: nazwa i podpis w mailachProfil | Imię i nazwisko (do 120 zn.) i podpis do 1000 zn. doklejany do maili do zgłaszającego (domyślnie „Pozdrawiam,” + nazwisko). | Każdy serwisant (własne konto) | Instrukcja |
| Zmiana własnego hasłaProfil | Wymaga obecnego hasła, nowe min. 8 znaków; dla kont logujących się wyłącznie przez Microsoft hasło i MFA zarządzane w Entra ID. | Każdy serwisant (własne konto) | Instrukcja |
| Moje powiadomienia e-mailProfil | 11 typów do wyłączenia: przypisanie zgłoszenia, odpowiedź klienta, nowe w grupie, wzmianki @, rozwiązanie od dostawcy, nowe/SLA/wygasanie (wg roli), zadanie przypisane, zadanie zrobione, notatka w zadaniu. | Każdy serwisant (własne konto) | Instrukcja |
| Lista kont serwisantówKonta wewnętrzne | Kolumny Użytkownik, Email, Rola (Admin/Serwisant), Status (Aktywny, Nieaktywny, Wygasł, Oczekuje ustawienia hasła, do …), Ostatnie logowanie; wyszukiwanie i filtry. | Administrator (Użytkownicy (serwisanci): Zarządzanie) | |
| Dodawanie serwisanta z mailem powitalnymKonta wewnętrzne | Imię, e-mail (unikalny także wśród usuniętych), rola Serwisant/Administrator; losowe hasło i link do ustawienia hasła ważny 48 h; ponowna wysyłka unieważnia poprzedni link. | Administrator (Użytkownicy (serwisanci): Zarządzanie) | |
| Konta czasowe (Aktywne do)Konta wewnętrzne | Po dacie logowanie blokowane („Konto wygasło.”), zalogowana osoba wylogowana przy następnym kliknięciu. | Administrator (Użytkownicy (serwisanci): Zarządzanie) | |
| Edycja konta, role i dane kadroweKonta wewnętrzne | Wiele ról uprawnień, status Aktywny/Nieaktywny, stanowisko, dział, telefon, przełożony, zmiana hasła (min. 8 zn.). | Administrator (Użytkownicy (serwisanci): Zarządzanie) | |
| Wymuszenie logowania przez MicrosoftKonta wewnętrzne | Flaga „Tylko logowanie przez Microsoft” blokuje logowanie hasłem dla konta (widoczna po konfiguracji SSO). | Administrator (Użytkownicy (serwisanci): Zarządzanie) | |
| Dezaktywacja i miękkie usuwanieKonta wewnętrzne | Nieaktywny znika z grup i reguł przypisania, historia zostaje; usunięcie miękkie (e-mail nie do ponownego użycia), nie można usunąć siebie. | Administrator (Użytkownicy (serwisanci): Zarządzanie) | |
| Ochrona przed eskalacją uprawnieńKonta wewnętrzne | Osoba bez roli Administrator nie edytuje kont administratorów, nie nadaje roli Administrator ani roli z uprawnieniami, których sama nie ma (403). | Administrator (Użytkownicy (serwisanci): Zarządzanie) | |
| Jedna organizacjaTryby pracy | Instalacja obsługuje jedną własną organizację: portal „Portal pracownika”, pole firmy wypełniane automatycznie; Podmiot synchronizuje dane z rekordem organizacji. | System (licencja) |
Uprawnienia i role 27
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Role serwisantów i portalu (tworzenie, edycja, usuwanie)Role | Dwie części: Serwisanci i Klienci (portal); nazwa unikalna w części, konto może mieć wiele ról (uprawnienia się sumują). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola systemowa AdministratorRole | Zawsze wszystkie uprawnienia, także przyszłe; nie da się jej edytować ani usunąć. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola systemowa TechnikRole | Domyślnie: widoczność Moje grupy + własne, zgłoszenia (tworzenie, edycja, przypisywanie, eksport), Projekty, Dokumentacja, Monitoring, CM podgląd i tworzenie RFC; edytowalna, nieusuwalna. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Widoczność zgłoszeń: brak / własne / grupy / wszystkieMacierz – zgłoszenia | tickets.view.own – przypisane do osoby; tickets.view.group – grupy osoby, własne i bez grupy; tickets.view.all – wszystkie. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Zgłoszenia: TworzenieMacierz – zgłoszenia | tickets.create: formularz nowego zgłoszenia i podzgłoszenia. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Zgłoszenia: EdycjaMacierz – zgłoszenia | tickets.edit: edycja, status, priorytet, scalanie, załączniki, pytania do zgłaszającego, dostawca, akceptacja zakupu, obserwujący, powiązania, NIS2, planowanie, dodanie do projektu, menu Struktura organizacji; bez niego notatka jest tylko wewnętrzna. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Zgłoszenia: UsuwanieMacierz – zgłoszenia | tickets.delete: usuwanie zgłoszeń, kosz i przywracanie. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Zgłoszenia: Przypisywanie i EksportMacierz – zgłoszenia | tickets.assign: przypisanie serwisanta i grupy; tickets.export: eksport listy zgłoszeń do CSV. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Firmy: ZarządzanieMacierz – moduły | companies.manage: Domeny i certyfikaty, domeny uprawnione do zgłoszeń mailem. Firmy: Podgląd nie jest sprawdzane. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Użytkownicy (serwisanci): ZarządzanieMacierz – moduły | users.manage: System → Konta wewnętrzne. Użytkownicy: Podgląd nie jest sprawdzane. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Projekty: Podgląd / ZarządzanieMacierz – moduły | projects.view: menu Projekty, podgląd, notatki do zadań; projects.manage: tworzenie, edycja i usuwanie projektów i zadań. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Dokumentacja / Baza wiedzy: Podgląd / ZarządzanieMacierz – moduły | docs.view: odczyt i PDF; docs.manage: tworzenie i edycja dokumentów, folderów, artykułów KB i funkcje AI. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Raporty: Podgląd / RozliczeniaMacierz – moduły | reports.view: Analityka → Raporty; reports.billing: Analityka → Rozliczenia i CSV. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Zgłoszenia cykliczne: ZarządzanieMacierz – moduły | recurring.manage: Zarządzanie → Cykliczne. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Change Management: Podgląd, Tworzenie RFC, Zatwierdzanie, Wdrażanie moduł change_managementMacierz – moduły | changes.view (menu), changes.create (wnioski), changes.approve (głosowanie), changes.deploy (termin, wdrożenie, PIR); changes.manage obecnie bez efektu (progi/szablony wymagają Ustawień systemu). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Konta klientów: Zarządzanie / Logowanie jako klientMacierz – moduły | client_users.manage: Konta pracowników; client_users.impersonate: podgląd portalu jako pracownik (wymaga też Zarządzania). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Ustawienia systemu: ZarządzanieMacierz – moduły | settings.manage: Ustawienia, Historia logowania, Audyt ustawień, Kolejka maili, Pomoc administratora, synchronizacja struktury organizacji, grupy i ustawienia CM. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Monitoring: PodglądMacierz – moduły | monitoring.view: strony monitoringu Zabbix (menu tylko przy włączonej integracji). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Uprawnienia bez efektuMacierz – moduły | Grupy obsługi: Zarządzanie, CM: Zarządzanie, Firmy/Użytkownicy: Podgląd, Licencje: Zarządzanie i Oferty obecnie nie są sprawdzane w instalacji klienta. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Widoczność zgłoszeń w portaluRole portalu | Brak dostępu (tylko własne zgłoszone i obserwowane), Tylko własne, Wszystkie zgłoszenia firmy; dodatkowo zakresy podwładnych i działu w rolach wbudowanych. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Uprawnienia portalu: zgłaszanie, dokumentacja, monitoringRole portalu | tickets.create (formularz nowego zgłoszenia), docs.view (dokumentacja publiczna), monitoring.view (monitoring w portalu). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola PracownikRole portalu | Domyślna, nieusuwalna: tylko własne, dokumentacja, monitoring; prawo zgłaszania z flagi konta „Może zgłaszać problemy”. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola Opiekun firmyRole portalu | Domyślna, nieusuwalna: wszystkie zgłoszenia firmy, dokumentacja, monitoring. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola ObserwatorRole portalu | Dokumentacja; widzi własne i obserwowane zgłoszenia; usuwalna. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola PrzełożonyRole portalu | Zgłoszenia podwładnych (tickets.view.subordinates), zgłaszanie, dokumentacja. Zapis roli z formularza usuwa zakres podwładnych (znane ograniczenie). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola Lider działuRole portalu | Zgłoszenia osób z tego samego działu (tickets.view.department), zgłaszanie, dokumentacja. Zapis roli z formularza usuwa zakres działu (znane ograniczenie). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Rola IT firmoweRole portalu | Wszystkie zgłoszenia firmy, zgłaszanie, dokumentacja, monitoring; usuwalna. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) |
System, instalacja i aktualizacje 17
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Dane organizacji (Podmiot)Wygląd | Nazwa, podtytuł, NIP, REGON, adres, telefon, e-mail, WWW, bank i numer konta; dane na wydrukach PDF i w zmiennej {{company_name}}. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Logo firmyWygląd | PNG/JPG/SVG/WEBP do 300 KB w menu i na stronach logowania panelu i portalu; bez logo – inicjały. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Kolor przewodni i kolor tłaWygląd | Sześć gotowych kolorów lub własny #RRGGBB (domyślnie #F0650E) i kolor tła (domyślnie #F7F7F8), dla wszystkich od razu. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Tło stron logowania i przytłumienieWygląd | Bez grafiki, poświata, grafika gór SVG, stałe zdjęcie (1 z 4), zmiana codzienna lub losowa; suwak przytłumienia tła w aplikacji 1–60% (domyślnie 14%). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Konfiguracja wstępna setup.phpInstalacja | Działa bez aplikacji: tworzy katalogi runtime, uzupełnia brakujące klucze .env, generuje APP_KEY, zapisuje APP_URL i dane bazy z testem połączenia; blokuje się (setup.lock) po utworzeniu pierwszego konta. | Administrator serwera | |
| Wybór silnika bazy: MySQL/MariaDB lub Microsoft SQL ServerInstalacja | W setup.php wybór silnika bazy danych oraz DB_HOST, DB_PORT, DB_DATABASE, DB_USERNAME, DB_PASSWORD. | Administrator serwera | |
| Kreator pierwszego konta /installInstalacja | Nazwa firmy, imię, e-mail, hasło (min. 8); tworzy tabele, konto Administrator, uruchamia migracje i loguje; potem zwraca 404. Alternatywnie helpdesk:create-admin. | Administrator serwera | |
| Licencja instalacji (Ustawienia → Licencje)Licencja | Token licencji, klucz publiczny PEM do weryfikacji podpisu, adres brokera aktualizacji; zmiana działa od razu. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Moduły z licencjiLicencja | Licencja określa dostępne moduły (change_management, project_management_advanced); nie da się ich zmienić w Ustawieniach. | System (licencja) | |
| Sprawdzanie aktualizacjiAktualizacje | Codziennie 06:00, przy logowaniu administratora (po >20 h) i ręcznie przyciskiem; kropka przy Ustawieniach i sekcja z opisem zmian. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Instalacja aktualizacji z kopią i rollbackiemAktualizacje | Pobranie paczki, kopia plików aplikacji (backup-<data>.zip, 3 ostatnie, bez bazy i storage/app), rozpakowanie bez nadpisywania storage/, .env i .htaccess, test w nowym procesie, automatyczny rollback przy błędzie; potem ręcznie migracje. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Aktualizacja główna (major)Aktualizacje | Dla zmiany pierwszej liczby wersji wymagane potwierdzenie ryzyka; w konsoli system:install-update --confirm-major. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Informacje o systemie i stanie zadańKonserwacja | Wersja, build, data deploy, środowisko oraz Ostatni check SLA, wstrzymań, pobranie poczty, cykl zgłoszeń cyklicznych. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Uruchom migracje DB (konwersja bazy)Konserwacja | Lista oczekujących zmian schematu z paskiem ostrzeżenia; idempotentnie tworzy tabele i kolumny, migracje, uprawnienia i role, nadaje role kontom bez roli, zakłada organizację, czyści cache. Też system:sync-schema. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Tryb konserwacjiKonserwacja | Przełącznik zapisywany, obecnie bez efektu: nie blokuje dostępu użytkownikom. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Czyszczenie cache widoków i kolejki nieudanych zadańKonserwacja | Usuwa skompilowane widoki oraz wpisy failed_jobs (nie dotyczy kolejki maili). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Cache konfiguracji (zbuduj/wyczyść)Konserwacja | Buduje jeden plik konfiguracji (szybciej, ale zmiany .env nie działają do wyczyszczenia) lub czyści cache konfiguracji i tras. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) |
Konfiguracja zgłoszeń 12
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Grupy obsługiGrupy | Nazwa, opis, członkowie (wielu grup naraz), flaga aktywności; ograniczają widoczność i dostają maile o nowym zgłoszeniu w grupie. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Grupa domyślna dla nowych zgłoszeńGrupy | Zgłoszenia bez grupy z każdego kanału (panel, portal, mail, Teams, API, cykliczne) trafiają do tej grupy; opcja pozostawienia bez grupy. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Drzewo kategorii i podkategoriiKategorie | Kategorie z rodzicem, aktywne/wyłączone, ochrona przed cyklem; usunięcie podnosi podkategorie. Niezależne od stałego pola Kategoria (Sieć, Serwer…); pola w formularzu tylko gdy istnieje aktywna kategoria. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Domyślne limity SLA wg priorytetuSLA | Pola Krytyczny/Wysoki/Normalny/Niski (h, domyślnie 2/4/8/24) – obecnie bez efektu: termin liczony z limitów w rekordzie organizacji. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| SLA tylko w godzinach roboczychSLA | Wybór dni (domyślnie pon–pt) i godzin Od–Do (domyślnie 08:00–16:00); termin liczony raz przy tworzeniu, pauza „Czeka na klienta” przesuwa termin. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Domyślne wstrzymanie „Czeka na klienta”SLA | 0–365 dni (0 = bez terminu); po terminie zgłoszenie automatycznie wraca do „W realizacji”. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Domyślne zaznaczenie notatki „Do klienta / obserwujących”SLA | Ustala, czy nowa notatka jest domyślnie publiczna; serwisant może zmienić. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Auto-tagi po słowach kluczowychAutomatyzacja | Reguły słowa kluczowe → tag dla tytułu i opisu nowych zgłoszeń z każdego kanału; bez rozróżniania wielkości liter, dopasowanie fragmentu, tagi tylko dodawane. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Masowe tagowanie istniejących zgłoszeńAutomatyzacja | Przycisk przetwarza wszystkie zgłoszenia według aktualnych reguł i dopisuje brakujące tagi (bez usuwania). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Gotowe odpowiedziAutomatyzacja | Wspólne szablony notatek (nazwa do 150 zn., treść do 5000 zn.) wstawiane jednym kliknięciem nad polem notatki. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Reguły automatycznego przypisaniaAutomatyzacja | Warunki: firma, kategoria, priorytet, źródło (Panel/Portal, API, E-mail, Teams DM, Teams kanał), grupa; pierwsza pasująca aktywna reguła przypisuje serwisanta przy tworzeniu (z mailem i wpisem w logu). Kolejność edytowalna. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Pola niestandardowe zgłoszeńAutomatyzacja | Typy: tekst, tekst wieloliniowy, liczba, data, lista wyboru, checkbox; klucz do 50 zn., zawężenie do kategorii, wymagane, aktywne, kolejność; widoczne w panelu i formularzu portalu z walidacją typu. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) |
Poczta e-mail 32
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Powiadomienie o nowym nieprzypisanym zgłoszeniu (wg ról)Powiadomienia | Włączenie i wybór ról odbiorców (brak = Administrator); nie dotyczy zgłoszeń z maila. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Powiadomienie o przekroczeniu SLA (wg ról)Powiadomienia | Mail „SLA PRZEKROCZONY” do wybranych ról. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Alert o wygasającym certyfikacie/domenie – role i progiPowiadomienia | Role odbiorców i progi dni (domyślnie 30,14,7,1; normalizowane). Przełącznika wyłączenia obecnie nie da się zapisać jako wyłączonego (znany błąd). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Akceptujący i ważność linku akceptacjiPowiadomienia | Wybór serwisantów-akceptujących oraz ważność linków Akceptuję/Brak akceptacji w mailu 1–90 dni (domyślnie 14). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Przełączniki maili spotkań statusowychPowiadomienia | Zaproszenie .ics – wyłączenie blokuje wszystkie zaproszenia; przełącznik Podsumowanie po spotkaniu obecnie bez efektu. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Globalne typy maili do zgłaszającychPowiadomienia | Wyłączanie dla wszystkich: potwierdzenie zgłoszenia, Czeka na klienta, Rozwiązane, notatka publiczna, pytanie do zgłaszającego, planowana przerwa serwisowa (CM). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Magic Link w mailach i w bocie TeamsPowiadomienia | Link logujący do portalu bez hasła: ważność 1–168 h (mail, domyślnie 1 h) i 1–24 h (Teams, domyślnie 1 h); działa tylko dla aktywnego konta portalu. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Styl wizualny mailiSzablony | Style Klasyczny, Fioletowy, Oceaniczny, Minimalistyczny, Leśny, Bordowy, własny kolor akcentu (wszystkie maile) i nagłówka (tylko maile z własną treścią). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Stopka mailiSzablony | Pokazywanie e-maila, telefonu i WWW z Podmiotu oraz notatka do 200 znaków we wszystkich mailach. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Własna treść 5 maili do zgłaszającego ze zmiennymiSzablony | Potwierdzenie, Czeka na klienta, Rozwiązane, notatka publiczna, pytanie; zmienne {{ticket_id}}, {{ticket_title}}, {{contact_name}}, {{company_name}}, {{ticket_url}}, {{status_label}}, {{author_name}}, {{note_content}}, {{question}}; podgląd pełny/mobilny, przywracanie domyślnego. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Domeny uprawnione do zgłoszeń mailemPoczta przychodząca | Lista domen, z których mail tworzy nowe zgłoszenie i konto portalu (też auto-zakładanie kont przy logowaniu Microsoft); ustawiana w Ustawienia → Podmiot. | Administrator (Ustawienia systemu + Firmy: Zarządzanie) | |
| Wiele skrzynek pocztowychSkrzynki | Dowolna liczba skrzynek, każda z osobnym sposobem wysyłki i odbioru, przypisaniem do grupy obsługi, flagą Aktywne i Domyślne; hasła i sekrety szyfrowane w bazie. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Wysyłka przez SMTPSkrzynki | Serwer, port (587 TLS / 465 SSL / 25), login, hasło, szyfrowanie, adres i nazwa nadawcy; adres odpowiedzi adres+NUMER@domena dla maili o zgłoszeniach. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Odbiór przez IMAPSkrzynki | Serwer, port (993 SSL / 143 TLS), login, hasło, folder odbiorczy (INBOX) i folder przetworzonych; pobiera wszystkie nieprzeczytane naraz. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Wysyłka i odbiór przez Microsoft 365 (Graph API)Skrzynki | UPN skrzynki, Tenant ID, Client ID, Client Secret (uprawnienia aplikacyjne Mail.ReadWrite, Mail.Send), folder odbiorczy i przetworzonych po ID, przeglądarka drzewa folderów; do 10 maili na uruchomienie, kategoria „Zgłoszenie #N”. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Skrzynka grupy i skrzynka domyślnaSkrzynki | Maile zgłoszeń z grupą wychodzą ze skrzynki grupy, pozostałe z jedynej skrzynki domyślnej; nowe zgłoszenia ze skrzynki trafiają do jej grupy. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Domyślna firma dla nieznanych domenSkrzynki | Gdy ustawiona, mail spoza listy domen i tak tworzy zgłoszenie; puste = odrzucenie. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Test, klonowanie i usuwanie skrzynkiSkrzynki | Testuj sprawdza każdy kanał (Graph: token i folder; IMAP: połączenie; SMTP: wysyła prawdziwy mail testowy); Klonuj kopiuje z danymi logowania. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Limit rozmiaru i typy załącznikówSkrzynki | Maks. rozmiar 5–50 MB (domyślnie 25) dla panelu, portalu, API i maili; z maili tylko jpg, jpeg, png, gif, pdf, txt, log, zip, xlsx, docx, md, csv, xml, json (większe pomijane bez komunikatu). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Automatyczne pobieranie poczty co minutęPoczta przychodząca | Harmonogram pobiera nieprzeczytane maile z aktywnych skrzynek Graph i IMAP, oznacza jako przeczytane i przenosi do folderu przetworzonych. | System (harmonogram) | |
| Reguły dopasowania maila do zgłoszeniaPoczta przychodząca | Kolejno: własna skrzynka (pomiń), duplikat Message-ID, NDR, adres +N, wątek Exchange (Graph), References/In-Reply-To, [#N] lub #N w temacie (#N tylko dla znanych nadawców), „Zgłoszenie #N” od dostawcy, domena z listy lub domyślna firma; inaczej odrzucenie. | System (automatycznie) | |
| Nowe zgłoszenie z mailaPoczta przychodząca | Tytuł z tematu, oczyszczona treść (bez cytatów i stopek, z obrazami), priorytet normalny, kategoria email, grupa skrzynki, załączniki, zachowany oryginał; Do/DW jako obserwujący (tylko Graph); nadawca dostaje „uśpione” konto portalu bez zaproszenia. | System (automatycznie) | |
| Odpowiedź mailowa jako notatkaPoczta przychodząca | Publiczna notatka „Odpowiedź email od: …”, znacznik nowej odpowiedzi klienta; status Czeka na klienta wraca do W realizacji. | System (automatycznie) | |
| Obsługa zwrotów NDRPoczta przychodząca | Trwały błąd (5.1.x, user unknown): adres usuwany z obserwujących we wszystkich zgłoszeniach i dopisany do listy odrzuconych; tymczasowy: wysyłka wstrzymana na 14 dni; adnotacja w zgłoszeniu, gdy temat zawiera numer. | System (automatycznie) | |
| Odkładanie maili powodujących błądPoczta przychodząca | Po 3 nieudanych próbach obsługi mail jest oznaczany jako przeczytany, przenoszony i logowany z akcją error do obsługi ręcznej. | System (automatycznie) | |
| Kolejka maili z licznikamiKolejka | Liczniki Oczekujące, Wysłane (od północy), Błędy, Wysłane (1h)/limit; tabela 20 ostatnich wpisów z kanałem (SMTP/365), statusem, próbami, błędem i podglądem treści w izolowanej ramce. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Limit godzinowy i wielkość partiiKolejka | Limit maili/godz. (domyślnie 150, serwer przyjmuje do 200) i batch na uruchomienie (domyślnie 12, do 50); kolejka uruchamiana co minutę. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Wstrzymanie, wznowienie i ponawianie wysyłkiKolejka | Wstrzymaj wszystkie oczekujące, Wznów (tylko włącza wysyłkę), Ponów błędy i wstrzymane (reset licznika prób). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Ponawianie i błędy trwałeKolejka | Próby 1–9 co minutę, 10–15 co 10 min, 16–63 co godzinę, potem [MAX PRÓB]; błąd trwały od razu [PERMANENTNY]; adresy po NDR pomijane; utknięte >15 min wracają; wysłane >90 dni usuwane. | System (automatycznie) | |
| Logi odbioru pocztyKolejka | 20 ostatnich zdarzeń: Nowy ticket, Notatka, Odrzucony (z powodem), Duplikat, NDR, error; pełne wpisy tylko dla Graph (IMAP tylko error); retencja 180 dni. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Dostawcy zewnętrzniDostawcy | Nazwa, adres e-mail, flaga Aktywny; przycisk „Przekaż do...” na zgłoszeniu wysyła mail i ustawia status U dostawcy. Usunięcie kasuje historię przekazań. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Wzorce regex dostawcy (numer referencyjny i rozwiązanie)Dostawcy | Wyrażenia regularne PHP z ogranicznikami: numer referencyjny z grupy przechwytującej zapisywany raz; dopasowanie rozwiązania dodaje notatkę systemową i mail do przypisanego (status bez zmian). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) |
Integracje 18
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Bot Teams – konfiguracjaMicrosoft Teams | Osobna rejestracja aplikacji single-tenant: Tenant ID, Application ID, Client secret; endpoint /api/teams/bot/messages, weryfikacja podpisu Bot Framework (401 przy złym tokenie, 404 bez konfiguracji). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Zgłoszenia z prywatnego czatu z botemMicrosoft Teams | Pierwsza wiadomość tworzy zgłoszenie (tytuł do 80 zn.), kolejne są notatkami aż do zamknięcia; wklejone obrazy jako załączniki; odpowiedzi publiczne i zmiany statusu wracają do czatu. Nadawca rozpoznawany po domenie e-mail. | Pracownik (Teams); konfiguracja: Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Zgłoszenia przez @wzmiankę bota w kanaleMicrosoft Teams | Każda wzmianka tworzy nowe zgłoszenie, zgłaszający jako obserwujący, odpowiedź z linkiem ważnym 24 h; źródło Teams (kanał). | Pracownik (Teams); konfiguracja: Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Mapowanie kanałów Teams na grupy obsługiMicrosoft Teams | Kanał rejestruje się po pierwszej wzmiance lub ręcznie po ID; przypisanie grupy, flaga Aktywny (wyłączony kanał nadal tworzy zgłoszenia, ale do grupy domyślnej). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Integracja Zabbix – konfiguracjaZabbix | Adres serwera, włącznik, login i hasło konta admina (widok globalny), ID dashboardu; test połączenia (wersja serwera, api_jsonrpc.php); SSO przez sso.php i wspólny klucz ZABBIX_SSO_SECRET. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Ustawienie Rate limit APIREST API | Pole żądań/minutę obecnie bez efektu: limit stały 60 żądań/min na konto (bez tokenu – na IP). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Klucz API GUSInne | Pole zapisywane, obecnie bez efektu: Nexlog nie pobiera danych z GUS ani VIES. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Webhook wychodzący (URL i Secret)Inne | Pole zapisywane, obecnie bez efektu: żadne żądanie przy zmianie statusu nie jest wysyłane. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Konfiguracja AI przez OpenRouterAI (OpenRouter) | Klucz API, domyślny model (openrouter/auto lub konkretny), test połączenia; ponawianie do 3 razy przy 429/503. Do OpenRoutera trafiają tytuł, opis i wszystkie notatki zgłoszenia oraz tytuły do 50 artykułów KB. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Wytyczne dokumentacji dla AIAI (OpenRouter) | Własne instrukcje struktury i stylu artykułów KB; wyczyszczenie przywraca domyślne. Analiza ma stałe instrukcje. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Logowanie przez Microsoft (SSO)Microsoft Entra ID | Rejestracja multi-tenant, Client ID, secret, opcjonalny Tenant ID; przycisk w panelu i portalu. Konto wiązane z tożsamością Entra przy pierwszym logowaniu; z GUID-em tenantu serwisanci tylko z tej dzierżawy; konta prywatne odrzucane. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Automatyczne zakładanie kont pracowników przy logowaniu MicrosoftMicrosoft Entra ID | Brak konta + domena na liście uprawnionych: tworzy konto portalu i loguje. Konto nie dostaje roli – trzeba ją nadać ręcznie. | System (automatycznie) | |
| Uzupełnianie danych z profilu MicrosoftMicrosoft Entra ID | Przy każdym logowaniu: stanowisko, dział, telefon, przełożony (puste w Entra nie kasują danych ręcznych). | System (automatycznie) | |
| Synchronizacja pracowników z Entra IDMicrosoft Entra ID | Jednokierunkowa: konta Member (aktywne, z adresem) – nowe konta bez zaproszeń, aktualizacja danych, przełożonych, zdjęć 96×96; goście i wyłączeni pomijani; wymaga User.Read.All. Konta nie dostają roli – trzeba ją nadać ręcznie. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Nieobecności serwisantów z Microsoft 365Microsoft Entra ID | Wydarzenia „Poza biurem” i automatyczne odpowiedzi na 14 dni (Calendars.Read*, MailboxSettings.Read); widoczne przy liście serwisantów, w ostrzeżeniu po przypisaniu i w historii; dane >4 h ignorowane. | System (automatycznie) | |
| Połączenie z bazą LOG Plus (MSSQL)LOG Plus | Host, port (1433), baza, użytkownik, hasło, weryfikacja certyfikatu lub self-signed; test SELECT 1; bez hosta używa LOGPLUS_DB_* z .env. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Import zgłoszeń z LOG Plus z paneluLOG Plus | Limit 1–200 zgłoszeń, od daty, tryb dry-run z próbką 10 zgłoszeń; importuje zgłoszenia (z datą i plakietką, wyszukiwanie LP123), statusy, zgłaszających, serwisantów (rola Technik), grupy, drzewo kategorii, komentarze (.eml na treść) i załączniki. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Ponowna synchronizacja z LOG PlusLOG Plus | Bez duplikatów: nadpisuje status, priorytet i przypisanie; uzupełnia puste pola; dopisuje nowe notatki i załączniki. Import z konsoli bez limitu (--since, --limit). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) |
Automatyzacje (harmonogram) 14
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Cron schedule:run co minutęWymagania | Wszystkie zadania wymagają wpisu * * * * * php artisan schedule:run; rzadszy cron powoduje pomijanie zadań o stałej godzinie. | Administrator serwera | |
| Kontrola SLA (tickets:check-sla)Co minutę | Oznacza przekroczenia SLA i wysyła maile do wybranych ról; pomija wstrzymane; stan w polu Ostatni check SLA. | System (harmonogram) | |
| Wznawianie wstrzymanych (tickets:check-holds)Co minutę | Zgłoszenia „Czeka na klienta” z minionym terminem wracają do „W realizacji”. | System (harmonogram) | |
| Wysyłka kolejki maili (mail:process-queue)Co minutę | Wysyła partię maili z limitem godzinowym. | System (harmonogram) | |
| Pobieranie poczty Graph i IMAP (mail:fetch-graph, mail:fetch-inbox)Co minutę | Nowe maile tworzą zgłoszenia lub notatki; IMAP tylko przy aktywnej skrzynce IMAP. | System (harmonogram) | |
| Zgłoszenia cykliczne (tickets:create-recurring)Co minutę | Co minutę w godz. 04:00–20:00 tworzy należne zgłoszenia z szablonów. | System (harmonogram) | |
| Odświeżanie nieobecności (graph:refresh-absences)Co minutę | Pobiera nieobecności serwisantów, gdy dane są starsze niż 2 h. | System (harmonogram) | |
| Import z LOG Plus (logplus:import)Co godzinę | Synchronizacja bez limitu, gdy skonfigurowano host; bez przełącznika – zatrzymuje się przez wyczyszczenie połączenia. | System (harmonogram) | |
| Czyszczenie historii poczty (model:prune) 02:15Codziennie | Usuwa wysłane maile >90 dni (poza powiązanymi z notatkami) i logi odbioru >180 dni. | System (harmonogram) | |
| Czyszczenie logów (log:clear) 02:00Codziennie | Zaplanowane w środowisku production, ale polecenie nie istnieje w tej wersji – obecnie bez efektu; logi czyści się ręcznie. | System (harmonogram) | |
| Synchronizacja Entra ID (entra:sync) 03:30Codziennie | Konta pracowników, przełożeni i zdjęcia z Microsoft 365. | System (harmonogram) | |
| Sprawdzanie aktualizacji (system:check-updates) 06:00Codziennie | Pyta brokera o nową wersję; także przy logowaniu administratora po >20 h. | System (harmonogram) | |
| Alerty wygasania domen i certyfikatów (assets:check-expiry) 07:00Codziennie | Wysyła maile o przekroczonych progach dni. | System (harmonogram) | |
| Status zgłoszonych problemów (bugreport:sync-status) 07:15Codziennie | Synchronizuje status zgłoszeń wysłanych przyciskiem „Zgłoś problem”. | System (harmonogram) |
Audyt i dzienniki 5
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Historia logowaniaLogowanie | Każda próba logowania do panelu i portalu (hasło, Microsoft, /install): data, e-mail, typ, IP, status Udane/Nieudane/Zablokowane; filtry typu, statusu, e-maila; 50 wpisów na stronę. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Blokada po nieudanych próbach logowaniaLogowanie | Po 5 nieudanych próbach z tego samego adresu i IP logowanie wstrzymane na ok. minutę (także dla tokenu API). | System (automatycznie) | |
| Audyt zmian ustawieńAudyt | Data, klucz, kto, stara i nowa wartość dla zmian ustawień przez użytkownika; sekrety ukryte; filtr po fragmencie klucza. Nie obejmuje grup, kategorii, reguł, pól, szablonów, skrzynek i kont. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Audyt zmian ról i uprawnieńAudyt | Utworzenie, zmiana uprawnień i usunięcie roli z listą uprawnień przed i po (klucz role_permissions:web|client:<rola>). | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) | |
| Przeglądarka logów aplikacjiLogi | Do 300 najnowszych wpisów z ostatnich 200 KB najnowszego pliku laravel*.log z poziomem i rozwijanym śladem; przycisk Wyczyść logi opróżnia najnowszy plik. | Administrator (Ustawienia systemu: Zarządzanie) |
REST API 11
| Funkcja | Opis | Kto | Pomoc |
|---|---|---|---|
| Token API (Sanctum)Uwierzytelnianie | POST /api/v1/auth/token (email, password, device_name) zwraca token Bearer z uprawnieniami konta; ta sama device_name zastępuje poprzedni; ważność 90 dni; DELETE /auth/token unieważnia. Konta nieaktywne i tylko-Microsoft nie dostaną tokenu. | Serwisant (konto integracji) | |
| Limit żądań APIUwierzytelnianie | 60 żądań/min na konto (bez tokenu – na IP), odpowiedź 429 po przekroczeniu. | System (automatycznie) | |
| GET /tickets – lista zgłoszeńZgłoszenia | Filtry status, priority, assigned_to, date_from, date_to, search, per_page; z zachowaniem widoczności z roli. | Serwisant – widoczność zgłoszeń | |
| POST /tickets – nowe zgłoszenieZgłoszenia | title, description oraz company_id lub company_domain (domena z listy uprawnionych); źródło API, działa grupa domyślna i reguły przypisania. | Serwisant – Zgłoszenia: Tworzenie | |
| GET/PUT /tickets/{id} – szczegóły i edycjaZgłoszenia | Odczyt szczegółów; zmiana zgłoszenia wymaga uprawnienia edycji i widoczności. | Serwisant – widoczność; edycja: Zgłoszenia: Edycja | |
| GET/POST /tickets/{id}/notes – notatkiZgłoszenia | Lista notatek i dodawanie nowej notatki do widocznego zgłoszenia. | Serwisant – widoczność zgłoszenia | |
| /companies – firmy i domenyFirmy | GET/POST/PUT /companies, GET /companies/{id}, POST i DELETE /companies/{id}/domains – zarządzanie organizacjami i domenami uprawnionymi. | Serwisant – Firmy: Zarządzanie | |
| GET /reports/summary, /sla, /techniciansRaporty | Podsumowanie, zgodność SLA i statystyki serwisantów za okres. | Serwisant – Raporty: Podgląd | |
| GET /reports/billing – rozliczeniaRaporty | Rozliczenie wg firm w JSON lub CSV (format=csv). | Serwisant – Raporty: Rozliczenia | |
| GET /changes, /changes/{id}; POST /changes moduł change_managementChange Management | Lista (paginacja per_page, domyślnie 25), szczegóły i tworzenie wniosków RFC. | Serwisant – CM: Podgląd / Tworzenie RFC | |
| GET /projects, /projects/{id}Projekty | Odczyt projektów (paginacja per_page, domyślnie 25) z regułami widoczności projektu. | Serwisant – Projekty: Podgląd |
Brak funkcji pasujących do filtra.