Spotkania statusowe projektu

Spotkanie statusowe to krótka, regularna notatka o stanie projektu: postęp od ostatniego spotkania, ryzyka, decyzje i akcje do zrobienia. Nexlog sam wylicza uczestników, podpowiada status projektu (Czerwony, Żółty, Zielony) i może wysłać zaproszenia oraz podsumowanie mailem.

Gdzie: strona projektu, przycisk Spotkania statusowe. Kto może: listę i notatki spotkań przegląda każdy, kto widzi projekt (Projekty: podgląd). Tworzenie spotkań, dopisywanie decyzji i akcji, zmiana statusu i wysyłka podsumowania wymagają uprawnienia Projekty: zarządzanie.

#Rytm spotkań i ostrzeżenie o zaległym spotkaniu

Rytm ustawiasz w polu Rytm spotkań statusowych projektu albo przy tworzeniu spotkania: Brak, Co tydzień, Co 2 tygodnie, Co miesiąc.

Spotkanie jest zaległe, gdy od daty ostatniego spotkania minęło więcej niż 7 dni (co tydzień), 14 dni (co 2 tygodnie) albo 31 dni (co miesiąc). Projekt z rytmem, który nie miał jeszcze żadnego spotkania, od razu jest zaległy (komunikat pokazuje wtedy „minęło ? dni”). Wtedy:

• na stronie projektu pojawia się ostrzeżenie Zaległe spotkanie statusowe z linkiem Zaplanuj spotkanie →,
• na liście spotkań, obok rytmu, widać dopisek „zaległe, minęło N dni od ostatniego spotkania”.

Nexlog nie wysyła przypomnień mailem o zaległym spotkaniu.

#Uczestnicy

Grupa	Kto	Jak trafia na listę
Uczestnicy wewnętrzni (automatycznie)	właściciel projektu i każdy serwisant przypisany do choć jednego zadania	automatycznie, nie da się nikogo dopisać ani usunąć ręcznie
Obserwujący	serwisanci bez zadań, którzy chcą być na bieżąco	ręcznie, na stronie projektu albo w formularzu spotkania
Uczestnicy zewnętrzni (opcjonalnie)	osoby spoza Nexloga	wpisane w formularzu konkretnego spotkania

Osoby z Portalu pracownika przypisane do zadań (typ Klient) nie są uczestnikami wewnętrznymi.

#Nowe spotkanie

1. Na stronie projektu kliknij Spotkania statusowe, potem + Nowe spotkanie (albo link Zaplanuj spotkanie → z ostrzeżenia).
2. Ustaw Data spotkania (domyślnie dziś) i ewentualnie zmień Rytm spotkań tego projektu. Zmiana rytmu zapisuje się w projekcie.
3. Sprawdź listę Uczestnicy wewnętrzni (automatycznie). Właściciel ma oznaczenie właściciel.
4. W sekcji Uczestnicy zewnętrzni (opcjonalnie) wpisz Imię i firma oraz e-mail (opcjonalnie). Kolejne osoby dodasz przyciskiem + Dodaj kolejnego. Osoba bez adresu zostaje tylko w zapisie spotkania.
5. W sekcji Obserwujący możesz zaznaczyć nowych obserwujących projektu na liście Dodaj nowych (kilka osób: Ctrl + klik).
6. Zostaw lub odznacz Wyślij zaproszenia e-mail z załącznikiem .ics.
7. Kliknij Rozpocznij spotkanie →. Zobaczysz komunikat Spotkanie utworzone. i notatkę spotkania.

#Zaproszenia .ics

Gdy pole Wyślij zaproszenia e-mail z załącznikiem .ics jest zaznaczone, zaproszenie dostają: uczestnicy wewnętrzni, obserwujący i uczestnicy zewnętrzni z adresem e-mail (każdy adres raz). Temat: Spotkanie statusowe — nazwa projektu.

• Wydarzenie w pliku spotkanie.ics ma zawsze godziny 10:00–11:00 w dniu spotkania. Godzinę zmienisz po przyjęciu zaproszenia w swoim kalendarzu.
• Plik .ics jest dołączany tylko do maili wysyłanych przez serwer SMTP. Jeśli Twoja organizacja wysyła pocztę z Nexloga przez Microsoft 365 (Graph), zaproszenie dotrze bez załącznika.
• Administrator może globalnie wyłączyć zaproszenia. Wtedy zaznaczone pole nic nie wysyła.

#Notatka ze spotkania

#Status RAG

U góry widać Sugestia systemu: Czerwony, Żółty albo Zielony. Nexlog wylicza ją w chwili utworzenia spotkania:

Sugestia	Kiedy
Czerwony	wykorzystano co najmniej 100% budżetu godzin lub kwoty, albo minął termin projektu, a projekt nie jest Zrealizowany ani Zamknięty
Żółty	wykorzystano co najmniej 80% budżetu godzin lub kwoty, albo któreś zadanie jest zablokowane przez zależności
Zielony	żaden z powyższych warunków

Sugestię możesz nadpisać w polu Status ustawiony przez prowadzącego. Zmiana zapisuje się od razu po wyborze. Na liście spotkań w kolumnie RAG widać status prowadzącego, a gdy go nie ustawiono, sugestię systemu.

#Sekcje notatki

Sekcja	Co robić
1. Postęp od ostatniego spotkania	Wypełniane automatycznie: zadania przeniesione do Gotowe i kamienie milowe ukończone od poprzedniego spotkania. Tylko do odczytu.
2. Ryzyka i blokady	Wpisz ryzyka i kliknij Zapisz.
3. Decyzje	Wpisz Treść decyzji, w polu Kto zdecydował (domyślnie Ty) podaj autora i kliknij + Dodaj.
4. Akcje	Wpisz Treść akcji do zrobienia, opcjonalnie właściciela i termin, kliknij + Dodaj. Kwadrat przy akcji odhacza ją jako zrobioną.

Wskazówka: zapisz ryzyka przyciskiem Zapisz, zanim zmienisz status w polu Status ustawiony przez prowadzącego. Zmiana statusu zapisuje formularz od razu, a niezapisany tekst ryzyk przepada.

#Akcja jako zadanie w projekcie

1. Przy akcji kliknij Dodaj jako zadanie.
2. Wybierz priorytet, opcjonalnie termin i osobę (lista uczestników wewnętrznych albo Nieprzypisany).
3. Kliknij Utwórz zadanie.

Treść akcji staje się nazwą zadania w kolumnie Do zrobienia, a akcja zostaje odhaczona i oznaczona etykietą zadanie w kanbanie. Przypisana w ten sposób osoba nie dostaje maila o przypisaniu.

#Wysyłka podsumowania

Kliknij Wyślij podsumowanie uczestnikom na dole notatki. Zobaczysz komunikat Podsumowanie wysłane uczestnikom., a obok przycisku datę wysyłki. Przycisk zmienia się na Wyślij podsumowanie ponownie.

Podsumowanie (temat Podsumowanie spotkania statusowego — nazwa projektu) dostają tylko uczestnicy wewnętrzni: właściciel projektu i serwisanci z przypisanymi zadaniami. Obserwujący i uczestnicy zewnętrzni go nie dostają. Jeśli ich potrzebujesz, prześlij im mail ręcznie.

#Najczęstsze problemy

Problem	Przyczyna i rozwiązanie
Lista uczestników wewnętrznych jest pusta	Projekt nie ma właściciela ani przypisanych serwisantów. Ustaw właściciela w edycji projektu i przypisz zadania.
Komunikat Brak uczestników z adresem e-mail.	Podsumowanie nie ma odbiorców. Jak wyżej.
Obserwujący nie dostał podsumowania	Podsumowanie trafia tylko do uczestników wewnętrznych.
Zaproszenie przyszło bez pliku .ics	Poczta jest wysyłana przez Microsoft 365 (Graph). Dodaj spotkanie do kalendarza ręcznie.
Ostrzeżenie o zaległym spotkaniu nie znika	Ostrzeżenie liczy dni od daty ostatniego spotkania. Utwórz spotkanie z aktualną datą albo zmień rytm na Brak.
Brak przycisku + Nowe spotkanie	Twoja rola nie ma uprawnienia Projekty: zarządzanie.

#Zobacz też

• Projekty i zadania
• Gantt, kamienie milowe i szablony projektów