Projekty i zadania

Moduł Projekty służy do prowadzenia większych przedsięwzięć działu IT, np. wymiany sprzętu albo wdrożenia systemu. Projekt ma zadania na tablicy (kanban), budżet, rejestr czasu pracy, powiązane zgłoszenia, zmiany i dokumenty.

Gdzie: menu Projekty w panelu serwisanta. Kto może: listę i projekty widzi rola z uprawnieniem Projekty: podgląd. Tworzenie, edycja, zadania, czas pracy i usuwanie wymagają uprawnienia Projekty: zarządzanie (domyślnie mają je role Administrator i Technik).

#Kto widzi który projekt

Administrator widzi wszystkie projekty. Pozostali serwisanci widzą tylko projekty, w których są:

• właścicielem projektu,
• osobą przypisaną do choć jednego zadania (jako Serwisant),
• obserwującym.

Projekt spoza tej listy nie pojawia się na liście, a otwarcie jego adresu kończy się błędem 404 (strona nie istnieje).

Uwaga: autor projektu nie widzi go automatycznie. Jeśli przy tworzeniu wybierzesz innego właściciela i nie masz w projekcie zadania, po zapisie projekt zniknie z Twojej listy. Dodaj się wtedy jako obserwujący albo poproś o to właściciela.

#Lista projektów

Nad tabelą są filtry: Szukaj (po tytule), Firma, Status i Priorytet. Kliknij Filtruj, aby je zastosować, albo ×, aby je wyczyścić. Kolumny Projekt, Firma, Status i Deadline można sortować, klikając nagłówek.

W tabeli zobaczysz:

• Postęp: procent zadań w kolumnie Gotowe,
• Czas: suma czasu zalogowanego w zadaniach (razem z czasem powiązanych zgłoszeń),
• Deadline: na czerwono, gdy termin minął, a projekt nie ma statusu Zrealizowany.

Kliknij wiersz, aby otworzyć projekt.

#Nowy projekt

1. Na liście projektów kliknij + Nowy projekt.
2. Wypełnij formularz (opis pól poniżej).
3. Kliknij Utwórz projekt. Zobaczysz komunikat Projekt utworzony. i stronę projektu.

Pole	Znaczenie
Szablon (opcjonalnie)	Widoczne tylko, gdy istnieje choć jeden szablon. Kopiuje listę zadań z szablonu. Szczegóły: szablony projektów.
Nazwa projektu *	Do 255 znaków.
Firma *	W instalacji z jedną organizacją pole jest wypełnione automatycznie.
Priorytet *	Normalny (domyślnie), Wysoki, Krytyczny, Niski.
Status *	Domyślnie Projektowany. Lista statusów niżej.
Data startu	Od tej daty liczy się harmonogram (Gantt).
Deadline	Termin zakończenia projektu.
Właściciel projektu	Domyślnie Ty. Właściciel dostaje maile o ukończonych zadaniach i jest uczestnikiem spotkań statusowych.
Rytm spotkań statusowych	Brak, Co tydzień, Co 2 tygodnie, Co miesiąc. Patrz spotkania statusowe.
Budżet godzinowy	Liczba godzin, liczba całkowita od 1.
Budżet kwotowy	Kwota w PLN.
Opis	Zakres projektu, cele, uwagi.

Projekt zmienisz przyciskiem Edytuj na górze strony projektu (te same pola bez szablonu, przycisk Zapisz zmiany). W edycji pole Właściciel projektu ma opcję — brak —: projekt bez właściciela nie ma odbiorcy maili o ukończonych zadaniach.

#Statusy projektu

Status	Znaczenie w Nexlogu
Projektowany	Status domyślny nowego projektu.
Zaakceptowany	Projekt zatwierdzony do realizacji.
Aktywny	Projekt w toku.
Wstrzymany	Prace zawieszone.
Zrealizowany	Projekt zakończony. Termin nie jest już podświetlany na czerwono.
Zamknięty	Projekt zamknięty.

Status ustawiasz ręcznie, Nexlog nie zmienia go sam. Projekty o statusie Zrealizowany i Zamknięty nie pojawiają się na liście Dodaj jako zadanie do... w zgłoszeniu.

#Strona projektu

Na górze strony są przyciski Spotkania statusowe, Gantt, Utwórz zmianę (tylko z uprawnieniem do tworzenia zmian) i Edytuj. Pod nimi karta z opisem, paskiem Postęp zadań i paskami budżetu, niżej tablica zadań. Po prawej: Rozliczenie, Statystyki, Kamienie milowe, powiązania, Obserwujący i przycisk Usuń projekt.

Jeśli projekt ma ustawiony rytm spotkań, a spotkanie jest zaległe, na górze pojawi się ostrzeżenie Zaległe spotkanie statusowe z linkiem Zaplanuj spotkanie →.

#Zadania i kanban

Zadania leżą w trzech kolumnach: Do zrobienia, W trakcie i Gotowe. Aby zmienić status, przeciągnij kartę do innej kolumny. Kolejność kart w kolumnie też się zapisuje.

#Dodawanie zadania

1. Kliknij + Dodaj zadanie.
2. Wypełnij pola i kliknij Dodaj. Nowe zadanie trafia do kolumny Do zrobienia.

Pole	Znaczenie
Nazwa zadania *	Do 255 znaków.
Przypisz do	Serwisant albo Klient (osoba z Portalu pracownika), potem wybór osoby z listy obok.
Priorytet	Normalny, Wysoki, Krytyczny, Niski.
Data startu	Jeśli puste, harmonogram liczy start z zależności albo daty startu projektu.
Mandays	Szacowany czas w dniach roboczych (md), od 0,5 do 999, co 0,5.
Powiązany ticket	Otwarte zgłoszenie tej samej firmy. Czas pracy ze zgłoszenia dolicza się do zadania.
Opis	Opcjonalny.
Zależy od	Zadania, które muszą być w kolumnie Gotowe, zanim to zadanie ruszy.

Przypisana osoba dostaje mail Przypisano Ci zadanie w projekcie, o ile nie wyłączyła tego powiadomienia. Osoba z Portalu pracownika dostaje mail bez linku, bo projekty nie są dostępne w portalu.

#Edycja i usuwanie zadania

Kliknij Edytuj na karcie zadania. W oknie Edytuj zadanie są te same pola oraz Status, Typ przypisania i Data końcowa. Kliknij Zapisz. Przycisk Usuń kasuje zadanie razem z zalogowanym czasem.

Uwaga: okno edycji zawsze otwiera się z pustym polem Data końcowa. Zapis bez wpisania daty usuwa termin zadania. Jeśli zadanie ma termin, wpisz go ponownie przed kliknięciem Zapisz.

Właściciel projektu dostaje mail Zadanie zrobione w projekcie, gdy zadanie zostanie przeciągnięte do kolumny Gotowe. Zmiana statusu w oknie edycji nie wysyła tego maila.

#Zależności i blokady

Zadanie, którego zależności nie są jeszcze w kolumnie Gotowe, jest zablokowane:

• na karcie widać kłódkę i napis Czeka na: z nazwami zadań,
• karty nie da się przeciągnąć,
• próba przeniesienia do W trakcie albo Gotowe kończy się komunikatem Zadanie jest zablokowane przez: ….

Blokada działa tylko na tablicy. Pole Status w oknie edycji pozwala zmienić status bez sprawdzania zależności.

Nexlog nie sprawdza w formularzach, czy zależności tworzą pętlę. Jeśli ustawisz, że A zależy od B, a B od A, oba zadania zostaną zablokowane na stałe. Usuń wtedy jedną z zależności w oknie edycji.

#Czas pracy

Na dole każdej karty wpisz godziny (h, 0–23) i minuty (min, 0–59), potem kliknij +. Wpis dostaje dzisiejszą datę i Twoje nazwisko, a Nexlog pokazuje komunikat Czas zalogowany. Czas musi być większy od zera. Suma czasu jest widoczna na karcie i w karcie Statystyki. Wpisu czasu nie usuniesz ze strony projektu.

#Notatki do zadania

Kliknij Notatki (N) na karcie, wpisz treść w polu Dodaj notatkę... (do 2000 znaków) i kliknij Dodaj. Notatek nie można edytować ani usuwać. Do dodania notatki wystarczy uprawnienie Projekty: podgląd. Osoba przypisana do zadania dostaje mail Nowa notatka w zadaniu, chyba że sama jest autorem notatki.

#Zgłoszenie jako zadanie projektu

W szczegółach zgłoszenia, w karcie Projekty, wybierz projekt z listy Dodaj jako zadanie do... i kliknij +. Powstaje zadanie z tytułem, opisem i priorytetem zgłoszenia, powiązane z nim. Lista pokazuje tylko widoczne dla Ciebie projekty tej samej firmy, poza zrealizowanymi i zamkniętymi. Potrzebujesz uprawnień do edycji zgłoszeń i Projekty: zarządzanie.

#Budżet i rozliczenie

• Postęp zadań: liczba zadań gotowych do wszystkich.
• Budżet godzin i Budżet kwotowy: widoczne, gdy budżet jest ustawiony. Pasek zmienia kolor na żółty od 80% i na czerwony od 100%.
• Rozliczenie: kwota = łączny czas × stawka godzinowa organizacji (PLN/h), którą ustawia administrator. Bez budżetu karta pokazuje link do edycji projektu.
• Statystyki: Zadania łącznie, Gotowe, W trakcie, Łączny czas.

Czas liczy się z wpisów w zadaniach i z czasu pracy powiązanych zgłoszeń.

#Powiązania

Karta	Co zawiera
Powiązane zmiany	Wnioski o zmianę utworzone z projektu (przycisk Utwórz zmianę). Karta pojawia się, gdy jest co najmniej jedna zmiana. Patrz Change Management.
Dokumentacja	Wybierz dokument z listy Dodaj dokument... i kliknij +. × odpina dokument (nie usuwa go). Patrz Dokumentacja.
Powiązane tickety	Zgłoszenia podpięte do zadań projektu.

#Oferty od oferentów (PDF)

Karta Oferty od oferentów (PDF) przechowuje oferty od dostawców z osobnymi uprawnieniami do każdego pliku.

1. Wybierz plik PDF i kliknij Dodaj PDF. Maksymalny rozmiar ustala administrator (domyślnie 25 MB).
2. Kliknij Podgląd, aby otworzyć plik w oknie podglądu.
3. Kliknij Uprawnienia, zaznacz osoby, które mają widzieć plik, i kliknij Zapisz uprawnienia.
4. × usuwa plik (po potwierdzeniu).

Kto	Widzi plik	Może zmienić uprawnienia i usunąć
Administrator	tak	tak
Osoba, która dodała plik	tak	tak
Osoby zaznaczone w Uprawnienia	tak	nie
Właściciel projektu	tylko gdy jest zaznaczony w Uprawnienia	tak, gdy widzi plik

Pozostali uczestnicy projektu w ogóle nie widzą pliku na liście. Dodanie pliku wymaga uprawnienia Projekty: zarządzanie.

#Obserwujący

W karcie Obserwujący kliknij +, wybierz serwisanta z listy Wybierz serwisanta... i kliknij +. Obserwujący widzi projekt i dostaje zaproszenia na spotkania statusowe. × przy nazwisku usuwa obserwującego (po potwierdzeniu).

#Usuwanie projektu

Kliknij Usuń projekt na dole prawej kolumny i potwierdź. Usuwane są projekt, wszystkie zadania i ich czas pracy. Powiązane dokumenty są tylko odpinane. Tej operacji nie można cofnąć.

#Najczęstsze problemy

Problem	Przyczyna i rozwiązanie
Nie widzę projektu, który ktoś mi podał	Nie jesteś właścicielem, przypisanym ani obserwującym. Poproś właściciela o dodanie Cię jako obserwującego.
Po kliknięciu + Nowy projekt, Edytuj lub + pojawia się błąd 403	Twoja rola ma tylko Projekty: podgląd. Poproś administratora o Projekty: zarządzanie.
Karty nie da się przeciągnąć	Zadanie jest zablokowane przez niezakończone zależności (kłódka i Czeka na:).
Karta po przeciągnięciu wraca na miejsce lub status się nie zmienia	Odśwież stronę i sprawdź kolumnę. Jeśli status się nie zapisał, zmień go w oknie Edytuj zadanie.
Zadanie straciło termin	Zapisano okno edycji z pustym polem Data końcowa. Wpisz datę ponownie.
Nie widzę pliku ofertowego	Nie masz do niego uprawnień. Poproś osobę, która go dodała, albo administratora.

#Zobacz też

• Gantt, kamienie milowe i szablony projektów
• Spotkania statusowe projektu
• Change Management: wnioski o zmianę
• Mój profil i moje powiadomienia