Przejdź do treści
Nexlog Internal Pomoc Funkcjonalności

Dokumentacja

Dokumentacja to wewnętrzne repozytorium dokumentów działu IT: procedur, instrukcji, opisów infrastruktury. Dokumenty są pogrupowane w foldery, mają historię wersji, można je eksportować do PDF, wiązać ze zgłoszeniami i udostępniać pracownikom w Portalu pracownika.

Gdzie: menu Zarządzanie → Dokumentacja.

Kto może:

Uprawnienie Co pozwala robić
Dokumentacja: podgląd Widzieć listę folderów i dokumentów, czytać dokumenty, pobierać PDF pojedynczego dokumentu. Bez niego pozycja Dokumentacja nie pojawia się w menu.
Dokumentacja: zarządzanie Tworzyć, edytować i usuwać foldery i dokumenty, przywracać wersje, wiązać dokumenty ze zgłoszeniami, eksportować foldery i całą dokumentację do PDF.

Przyciski zarządzania (np. Nowy folder, + Nowy dokument, Edytuj, Usuń) są widoczne także dla osób z samym podglądem. Jeśli po kliknięciu pojawi się komunikat o braku dostępu, Twoja rola nie ma uprawnienia Dokumentacja: zarządzanie.

Lista folderów i dokumentów

Lista Dokumentacja: przyciski Nowy folder, Eksport PDF, Nowy artykuł z AI i Nowy dokument oraz dwa foldery z tabelami dokumentów i kolumną Widoczność

Każdy folder to osobna karta z nazwą, opisem i etykietą Globalny. W tabeli folderu widzisz kolumny Dokument, Widoczność (Publiczny albo Wewnętrzny) i Ostatnia zmiana (data i autor). Kliknij nagłówek kolumny, żeby posortować tabelę. Kliknij wiersz, żeby otworzyć dokument.

Przycisk Nowy artykuł z AI tworzy artykuł bazy wiedzy, nie dokument w folderze. Opisuje to strona Baza wiedzy i asystent AI.

Foldery

Nowy folder:

  1. Kliknij Nowy folder.
  2. Wpisz **Nazwa folderu *** i opcjonalnie Opis (opcjonalnie). Pole Przypisz do firmy (opcjonalnie) zostaw na — globalny (dla wszystkich) —.
  3. Kliknij Utwórz. Zobaczysz komunikat Folder utworzony.

Edycja: kliknij Edytuj w nagłówku folderu, zmień nazwę lub opis i kliknij Zapisz.

Usunięcie: kliknij Usuń w nagłówku folderu i potwierdź. Uwaga: mimo treści pytania („Usunąć folder i wszystkie dokumenty?”) dokumenty z folderu nie są usuwane, tylko tracą folder i przestają być widoczne na liście Dokumentacji oraz w Portalu pracownika. Przed usunięciem folderu przenieś dokumenty do innego folderu (pole Folder w edycji dokumentu).

Nowy dokument

  1. Kliknij + Nowy dokument (albo + Dodaj dokument w nagłówku folderu, wtedy folder jest już wybrany).
  2. Wpisz **Tytuł dokumentu ***.
  3. Wpisz treść w edytorze. Możesz zacząć od szablonu: Pusty dokument, Raport incydentu, Procedura serwisowa, Instrukcja dla klienta, Topologia sieci, Polityka bezpieczeństwa. Pasek narzędzi ma pogrubienie, nagłówki, listy, cytat, kod, link, separator i tryb pełnoekranowy. Zrzut ekranu wkleisz skrótem Ctrl+V.
  4. W karcie Ustawienia po prawej wybierz **Folder *** i ustaw Widoczność (opis niżej).
  5. Kliknij Zapisz dokument. Zobaczysz komunikat Dokument zapisany.
Pole Wymagane Znaczenie
Tytuł dokumentu * tak Do 255 znaków.
Treść nie Tekst z formatowaniem i obrazkami.
Folder * tak Folder, w którym dokument się pojawi.
Przypisz do firmy nie Zostaw — globalny (wszyscy widzą) —.
Widoczność: Publiczny nie Zaznaczone: dokument jest widoczny w Portalu pracownika (w formularzu opisane jako „Widoczny w portalu klienta”). Niezaznaczone: dokument jest Wewnętrzny, widzą go tylko osoby w panelu.

Kto widzi dokument publiczny

Dokument z zaznaczonym polem Publiczny widzą w Portalu pracownika w menu Dokumentacja wszyscy pracownicy, których rola w portalu ma dostęp do dokumentacji. Więcej: Dokumentacja i monitoring w portalu. Pracownicy nie widzą dokumentów Wewnętrzny.

Podgląd dokumentu

Strona dokumentu: treść po lewej, pod nią Powiązane zgłoszenia, po prawej karty Eksport PDF i Historia wersji oraz przyciski Edytuj dokument i Usuń dokument

Na stronie dokumentu widzisz treść, etykietę Publiczny lub Wewnętrzny, a po prawej:

  • Eksport PDF: Ten dokument (PDF tego dokumentu), Folder: nazwa (wszystkie dokumenty folderu) i Cała dokumentacja (wszystkie foldery ze spisem treści). Plik pobiera się jako dokumentacja-…-data.pdf.
  • Historia wersji (opis niżej).
  • Edytuj dokument, ← Powrót do listy i Usuń dokument.

Przycisk Analizuj u góry prosi AI o ocenę jakości dokumentu (kompletność, jasność kroków, nieaktualne informacje, hasła w treści). Wynik pojawia się w karcie Analiza AI nad dokumentem. Wymaga uprawnienia Dokumentacja: zarządzanie i działa tylko, gdy administrator skonfigurował AI.

Edycja i historia wersji

  1. Kliknij Edytuj (u góry) albo Edytuj dokument.
  2. Zmień treść lub ustawienia i kliknij Zapisz zmiany. Zobaczysz komunikat Dokument zaktualizowany.

Przy każdym zapisie Nexlog zachowuje poprzedni tytuł i treść jako wersję. Karta Historia wersji pokazuje 8 ostatnich (data i autor zmiany); starsze są policzone pod listą.

Przywracanie wersji: kliknij ↩ Przywróć przy wybranej wersji i potwierdź. Przywracane są tytuł i treść (folder i widoczność zostają bez zmian). Bieżąca treść przed przywróceniem też trafia do historii, więc możesz to cofnąć. Zobaczysz komunikat Wersja z [data] przywrócona.

Usunięcie: kliknij Usuń dokument i potwierdź. Tej operacji nie można cofnąć.

Eksport do PDF z listy

  1. Na liście kliknij Eksport PDF.
  2. Zaznacz foldery w Wybierz foldery (zostaw puste = wszystkie).
  3. Zostaw lub odznacz Dodaj spis treści.
  4. Kliknij Pobierz PDF. Plik otworzy się w nowej karcie.

PDF ma w stopce nazwę organizacji i numer strony.

Powiązanie dokumentu ze zgłoszeniem

Ze strony dokumentu: w karcie Powiązane zgłoszenia wybierz zgłoszenie z listy Wybierz zgłoszenie do powiązania... i kliknij Powiąż. Zobaczysz komunikat Ticket powiązany z dokumentem. Odepnij usuwa powiązanie.

Ze strony zgłoszenia: w karcie Dokumentacja kliknij +, wybierz dokument z listy Dodaj dokument... i kliknij +. × przy dokumencie usuwa powiązanie (po potwierdzeniu). Ta operacja wymaga uprawnienia do edycji zgłoszeń.

Najczęstsze problemy

Problem Przyczyna i rozwiązanie
Brak Dokumentacja w menu Twoja rola nie ma uprawnienia Dokumentacja: podgląd.
Komunikat o braku dostępu po kliknięciu + Nowy dokument, Edytuj lub Eksport PDF Twoja rola ma tylko podgląd. Potrzebne jest Dokumentacja: zarządzanie.
Pracownik nie widzi dokumentu w portalu Dokument nie ma zaznaczonego pola Publiczny albo rola pracownika w portalu nie ma dostępu do dokumentacji.
Dokumenty zniknęły po usunięciu folderu Nie zostały usunięte, ale nie mają folderu i nie są widoczne na liście. Poproś administratora o pomoc. Na przyszłość przenieś dokumenty przed usunięciem folderu.
Analizuj pokazuje błąd Twoja rola nie ma uprawnienia Dokumentacja: zarządzanie, AI nie jest skonfigurowane albo usługa AI jest niedostępna. Skontaktuj się z administratorem.
Artykuł bazy wiedzy z karty Dokumentacja zgłoszenia otwiera stronę błędu Artykuły bazy wiedzy nie mają folderu i nie otwierają się w widoku Dokumentacji. Otwórz artykuł z menu Zarządzanie → Baza wiedzy.

Zobacz też