Change Management: wnioski o zmianę

Moduł Change Management służy do rejestrowania i zatwierdzania planowanych zmian w infrastrukturze IT (wniosek o zmianę, w skrócie RFC). Każda zmiana przechodzi przez zatwierdzenie, zaplanowanie terminu, wdrożenie i przegląd po wdrożeniu (PIR).

Moduł jest dostępny tylko wtedy, gdy licencja Twojej instalacji obejmuje Change Management. Bez niego pozycja nie pojawia się w menu.

Gdzie: menu Dashboard → Change Management.

Kto może: zależnie od uprawnień Twojej roli:

Uprawnienie	Co pozwala robić
Change Management: podgląd	Widzieć listę, kalendarz i szczegóły zmian. Bez niego nie zobaczysz modułu w menu.
Change Management: tworzenie RFC	Składać nowe wnioski (przycisk + Nowa zmiana (RFC), Utwórz zmianę w zgłoszeniu i projekcie).
Change Management: zatwierdzanie	Głosować za zatwierdzeniem lub odrzuceniem zmiany.
Change Management: wdrażanie	Ustawiać termin, oznaczać wdrożenie i jego wynik, wypełniać PIR.

#Lista zmian

Na górze strony widzisz kafelki ze statystykami całego modułu:

Kafelek	Co pokazuje
Czeka na zatwierdzenie	Zmiany w statusie Czeka na zatwierdzenie lub Czeka na zatwierdzenie retrospektywne.
Aktywne	Zmiany, które nie są jeszcze Wdrożony, Nieudany ani Odrzucony.
Nieudane (wszystkie)	Liczba zmian ze statusem Nieudany.
Wskaźnik niepowodzeń	Procent zmian nieudanych wśród zakończonych (wdrożonych i nieudanych).
Śr. czas zatwierdzania	Średni czas od złożenia do zatwierdzenia, w godzinach.
Wdrożone w tym miesiącu	Zmiany zakończone w bieżącym miesiącu kalendarzowym.
PIR do uzupełnienia	Zakończone zmiany (wdrożone lub nieudane) bez przeglądu PIR.
Rollback przy wdrożeniu (PIR)	Procent przeglądów PIR, w których zaznaczono użycie planu wycofania.

Pod kafelkami jest tabela z kolumnami #, Tytuł, Typ, Ryzyko, Status, Zgłoszenie, Wnioskujący, Utworzono, posortowana od najnowszych (20 na stronę). Listę zawęzisz filtrami Status, Typ i Ryzyko; wybór od razu odświeża listę. Wyczyść filtry przywraca pełną listę. Kliknij numer lub tytuł, żeby otworzyć zmianę.

Przycisk Kalendarz otwiera widok miesiąca (opis niżej).

#Jak złożyć wniosek o zmianę (RFC)

1. Kliknij + Nowa zmiana (RFC) na liście zmian. Możesz też kliknąć Utwórz zmianę na stronie zgłoszenia albo projektu; wtedy zmiana zostanie z nimi powiązana automatycznie.
2. Wybierz Typ zmiany i wypełnij pola (opis poniżej).
3. Kliknij Złóż RFC. Przycisk Anuluj wraca do listy bez zapisu.

Pole	Wymagane	Znaczenie
ID zgłoszenia (opcjonalnie)	nie	Numer zgłoszenia, z którym chcesz powiązać zmianę. Pole nie pojawia się, gdy formularz otwarto ze zgłoszenia lub projektu (wtedy widać napis Powiązane ze zgłoszeniem albo Powiązane z projektem).
Typ zmiany *	tak	Zwykła (RFC — wymaga zatwierdzenia), Standardowa (z szablonu — 1 zatwierdzenie) lub Awaryjna (wdrożenie od razu, zatwierdzenie retrospektywne).
Poziom ryzyka *	tak (poza typem Standardowa)	Niskie, Średnie, Wysokie. Od ryzyka zależy, ile zatwierdzeń potrzeba. Przy typie Standardowa pole znika, ryzyko bierze się z szablonu.
Szablon *	tylko dla typu Standardowa	Lista aktywnych szablonów zmian standardowych. Jeśli pola Co, Wpływ i Plan wycofania zostawisz puste, wypełnią się treścią z szablonu. Gdy lista jest pusta, administrator nie dodał jeszcze szablonów.
Tytuł *	tak	Krótka nazwa zmiany, do 255 znaków.
Co (opis zmiany)	nie	Co dokładnie zostanie zmienione.
Dlaczego (uzasadnienie)	nie	Powód zmiany.
Wpływ (na kogo/co wpływa)	nie	Których użytkowników i systemów dotyczy.
Opis ryzyka	nie	Co może pójść nie tak.
Plan wycofania (rollback)	nie	Jak cofnąć zmianę, jeśli się nie uda.
Uzasadnienie trybu awaryjnego *	tylko dla typu Awaryjna	Dlaczego zmiana nie mogła poczekać na zwykły proces RFC.

#Co się dzieje po złożeniu

Nexlog otwiera stronę nowej zmiany i pokazuje komunikat zależny od typu:

Typ	Komunikat	Status po złożeniu
Zwykła	RFC #N złożone, czeka na zatwierdzenie.	Czeka na zatwierdzenie
Standardowa	Zmiana standardowa #N złożona — wymaga jednego zatwierdzenia.	Czeka na zatwierdzenie
Awaryjna	Zmiana awaryjna #N zarejestrowana jako wdrażana — wymaga retrospektywnego zatwierdzenia.	Wdrażanie (od razu, z zapisanym czasem startu)

Jeśli zmiana jest powiązana ze zgłoszeniem, w historii zgłoszenia pojawia się wpis o utworzeniu zmiany, a na stronie zgłoszenia (sekcja Zmiany i projekty) karta Powiązane zmiany. Złożenie wniosku nie wysyła maili do osób zatwierdzających: sprawdzają one kafelek Czeka na zatwierdzenie i filtr statusu.

#Statusy i przejścia

Status	Co oznacza	Co dalej
Czeka na zatwierdzenie	Wniosek czeka na głosy.	Po zebraniu wymaganej liczby zatwierdzeń: Zatwierdzony. Jedno odrzucenie: Odrzucony.
Zatwierdzony	Można wdrażać.	Oznacz jako wdrażane zmienia status na Wdrażanie.
Wdrażanie	Prace trwają.	Wdrożono pomyślnie albo Wdrożenie nieudane.
Czeka na zatwierdzenie retrospektywne	Zmiana awaryjna wdrożona pomyślnie, czeka na zatwierdzenie po fakcie.	Po zebraniu zatwierdzeń: Wdrożony. Odrzucenie: Odrzucony.
Wdrożony	Zakończona sukcesem.	Wypełnij PIR.
Nieudany	Wdrożenie się nie udało.	Wypełnij PIR.
Odrzucony	Wniosek odrzucony.	Brak dalszych akcji.

Status Szkic jest dostępny w filtrze, ale formularz nie tworzy szkiców: każdy złożony wniosek od razu czeka na zatwierdzenie (albo, przy zmianie awaryjnej, jest wdrażany).

#Zatwierdzanie

Karta Zatwierdzenia na stronie zmiany pokazuje oddane głosy i licznik, np. 0/2 wymaganych. Zmiana standardowa zawsze wymaga jednego zatwierdzenia. Dla zmian zwykłych i awaryjnych liczba zależy od poziomu ryzyka i ustala ją administrator (domyślnie: niskie 1, średnie 2, wysokie 3). Nie możesz zatwierdzić zmiany, którą sam złożyłeś (możesz ją odrzucić). Jak głosować, opisuje strona Zatwierdzanie zmian (CAB).

#Termin, wdrożenie i wynik

Karty Termin wdrożenia i Akcje widzisz tylko z uprawnieniem Change Management: wdrażanie.

1. W karcie Termin wdrożenia wpisz Start i opcjonalnie Koniec (opcjonalnie), potem kliknij Zapisz termin. Zobaczysz komunikat Termin zapisany. Termin możesz ustawić w każdym statusie.
2. Gdy zmiana ma status Zatwierdzony, kliknij w karcie Akcje przycisk Oznacz jako wdrażane. Nexlog zapisuje czas startu wdrożenia.
3. Po zakończeniu prac kliknij Wdrożono pomyślnie albo Wdrożenie nieudane (to drugie po potwierdzeniu). Nexlog zapisuje czas końca i Ciebie jako osobę, która wdrożyła zmianę. Jeśli zmiana ma powiązane zgłoszenie, w jego historii pojawia się odpowiedni wpis.

W innych statusach karta Akcje pokazuje napis Brak dostępnych akcji wdrożeniowych dla bieżącego statusu.

Po Wdrożono pomyślnie:

• zmiana zwykła i standardowa dostaje status Wdrożony,
• zmiana awaryjna dostaje status Czeka na zatwierdzenie retrospektywne i trafia do głosowania; status Wdrożony otrzyma po zebraniu zatwierdzeń.

#Powiadomienie o planowanej przerwie

Przy pierwszym zapisaniu terminu startu Nexlog wysyła mail „Planowana przerwa serwisowa — tytuł zmiany” do aktywnych kontaktów organizacji przypisanej do powiązanego zgłoszenia lub projektu (gdy nie ma takich kontaktów, na główny adres e-mail organizacji). Mail idzie tylko raz: przesunięcie terminu nie wysyła kolejnego powiadomienia, więc o zmianie terminu poinformuj odbiorców sam, np. notatką w zgłoszeniu. Zmiana bez powiązanego zgłoszenia ani projektu nie wysyła maila. Administrator może to powiadomienie wyłączyć.

#Przegląd powdrożeniowy (PIR)

Gdy zmiana ma status Wdrożony albo Nieudany, na jej stronie pojawia się karta Przegląd powdrożeniowy (PIR). Z uprawnieniem Change Management: wdrażanie:

1. Wybierz Czy cel zmiany został osiągnięty?: Cel osiągnięty w pełni, Cel osiągnięty częściowo lub Cel nieosiągnięty.
2. Zaznacz Podczas wdrożenia użyto planu wycofania (rollback), jeśli tak było.
3. Opcjonalnie wpisz Notatki (opcjonalnie): wnioski i rekomendacje.
4. Kliknij Zapisz PIR. Zobaczysz komunikat Przegląd powdrożeniowy (PIR) zapisany.

Po zapisaniu karta pokazuje wynik, informację o rollbacku i to, kto oraz kiedy uzupełnił przegląd. Wyniki zasilają kafelki PIR do uzupełnienia i Rollback przy wdrożeniu (PIR).

#Kalendarz zmian

Przycisk Kalendarz na liście otwiera widok miesiąca. Widać w nim tylko zmiany, które mają ustawiony termin startu, w dniu tego startu, w kolorze zależnym od statusu. Przechodzisz między miesiącami przyciskami ← Poprzedni i Następny →, Dziś wraca do bieżącego miesiąca, a Lista do listy zmian. Kliknij zmianę, żeby ją otworzyć.

#Najczęstsze problemy

Problem	Przyczyna i rozwiązanie
Brak Change Management w menu	Licencja instalacji nie obejmuje modułu albo Twoja rola nie ma uprawnienia Change Management: podgląd.
Brak przycisku + Nowa zmiana (RFC)	Twoja rola nie ma uprawnienia Change Management: tworzenie RFC.
Komunikat Nie możesz zatwierdzić własnej zmiany.	Zmianę musi zatwierdzić ktoś inny niż wnioskujący.
Nie widzisz kart Termin wdrożenia i Akcje	Twoja rola nie ma uprawnienia Change Management: wdrażanie.
Przy typie Standardowa lista Szablon jest pusta	Administrator nie dodał aktywnych szablonów zmian standardowych. Wybierz typ Zwykła albo poproś o szablon.
Zmiany nie ma w kalendarzu	Zmiana nie ma zapisanego terminu startu. Ustaw go w karcie Termin wdrożenia.
Odbiorcy nie dostali maila o nowym terminie	Powiadomienie o przerwie wysyła się tylko przy pierwszym ustawieniu terminu.

Administrator znajdzie konfigurację progów zatwierdzeń i szablonów w Pomoc administratora w Nexlogu.

#Zobacz też

• Zatwierdzanie zmian (CAB)
• Projekty i zadania
• Gantt, kamienie milowe i szablony projektów