Wysyłanie do akceptacji zakupu

Gdy rozwiązanie wymaga zakupu albo zgody przełożonego, wyślij zgłoszenie do akceptacji. Akceptujący dostaje mail z linkami i podejmuje decyzję bez logowania. Zgłoszenie czeka w tym czasie z zatrzymanym zegarem SLA.

Gdzie: strona zgłoszenia, przycisk Wyślij do akceptacji. Przycisk jest widoczny tylko wtedy, gdy jest ktoś, kogo można wybrać jako akceptującego. Kto może: uprawnienie Zgłoszenia → Edycja.

#Kto może być akceptującym

Lista Akceptujący ma dwie grupy:

• Serwisanci: osoby wskazane przez administratora w ustawieniach powiadomień (sekcja Akceptacja),
• Kontakty klienta: konta pracowników w portalu, którym administrator nadał prawo akceptowania zakupów (patrz Konta pracowników w portalu).

#Jak wysłać do akceptacji

1. Na stronie zgłoszenia kliknij Wyślij do akceptacji.
2. Wybierz Akceptujący (wymagane).
3. Wpisz Uzasadnienie / notatka dla akceptującego (do 2000 znaków): czego dotyczy prośba, oferty, dlaczego zakup jest potrzebny.
4. Opcjonalnie dodaj Załączniki (oferty, zrzuty ekranu), kilka naraz. Dozwolone typy: JPG, JPEG, PNG, GIF, PDF, TXT, LOG, ZIP, XLSX, DOCX, MD, CSV, XML, JSON, w limicie rozmiaru ustawionym przez administratora.
5. Zaznacz Widoczne dla zgłaszającego (uzasadnienie i załączniki w portalu), jeśli zgłaszający ma widzieć prośbę.
6. Kliknij Wyślij.

Komunikat: Zgłoszenie wysłane do akceptacji.

#Co się dzieje po wysłaniu

• Akceptujący dostaje mail „Akceptacja — zgłoszenie #N: tytuł” z linkami do decyzji. Na stronie decyzji widzi uzasadnienie i załączniki. Jak wygląda to dla akceptującego, opisuje strona Akceptacja zakupu z wiadomości e-mail.
• Status zmienia się na Oczekuje na akceptację, zegar SLA staje. Zgłaszający dostaje mail „Aktualizacja zgłoszenia #N: Oczekuje na akceptację”, a obserwujący mail o zmianie statusu.
• W dzienniku czynności pojawia się notatka „Wysłano do akceptacji. Akceptujący: imię. Uzasadnienie: …”. Jest publiczna tylko przy zaznaczonym Widoczne dla zgłaszającego. Kliknięcie koperty przy tej notatce pokazuje mail wysłany do akceptującego.
• Załączniki trafiają do załączników zgłoszenia.
• Zamiast przycisku w nagłówku widać napis Oczekuje na akceptację (po najechaniu: kto ma podjąć decyzję). Drugiej prośby nie wyślesz, dopóki pierwsza czeka (komunikat „To zgłoszenie już czeka na decyzję akceptującego.”).
• Na karcie Szczegóły pojawia się sekcja Akceptacja: akceptujący, stan Oczekuje, data i kto wysłał.

#Decyzja

Akceptujący wybiera akceptację albo brak akceptacji (z komentarzem lub bez). Wtedy:

• w sekcji Akceptacja stan zmienia się na Zaakceptowano albo Brak akceptacji, a komentarz akceptującego jest widoczny w cudzysłowie,
• w dzienniku czynności pojawia się notatka systemowa, np. „Zaakceptowane przez imię.” albo „Brak akceptacji: imię (bez komentarza).”,
• status wraca na W realizacji (jeśli nadal był Oczekuje na akceptację), a zegar SLA rusza. Zgłaszający nie dostaje maila o tej zmianie, obserwujący dostają mail o zmianie statusu.

Dalsze kroki (zamówienie, zamknięcie zgłoszenia albo poinformowanie zgłaszającego) należą do Ciebie. Po decyzji możesz wysłać kolejną prośbę, np. do innej osoby.

#Ważność linku

Linki w mailu do akceptującego są ważne tyle dni, ile ustawi administrator (domyślnie 14, od 1 do 90). Po tym czasie decyzji nie da się już podjąć, a zgłoszenie zostaje w statusie Oczekuje na akceptację. Zmień wtedy status ręcznie (np. na W realizacji). Ponownej prośby w tym zgłoszeniu nie wyślesz: wygasła prośba nadal ma stan Oczekuje, więc Nexlog odrzuci kolejną komunikatem „To zgłoszenie już czeka na decyzję akceptującego.” Poproś administratora o pomoc albo uzyskaj decyzję inną drogą i zapisz ją w notatce.

#Najczęstsze problemy

Problem	Przyczyna i rozwiązanie
Nie ma przycisku Wyślij do akceptacji	Administrator nie wskazał żadnych akceptujących, a w organizacji nie ma kont z prawem akceptacji.
Komunikat „Wybierz akceptującego z listy.”	Wybrana osoba straciła prawo akceptacji. Odśwież stronę i wybierz ponownie.
Akceptujący twierdzi, że link nie działa	Link wygasł. Patrz sekcja Ważność linku.
Nie da się wysłać drugiej prośby po wygaśnięciu linku	Wygasła prośba blokuje kolejną. Patrz sekcja Ważność linku.

#Zobacz też

• Akceptacja zakupu z wiadomości e-mail
• Statusy, priorytety i wstrzymanie