Przejdź do treści
Nexlog Internal Pomoc Funkcjonalności

Tworzenie i edycja zgłoszenia

Zgłoszenie w imieniu pracownika zakładasz w panelu, np. po telefonie albo rozmowie na korytarzu. Tym samym formularzem, z kilkoma różnicami, poprawisz później dane zgłoszenia.

Gdzie: przycisk + Nowe zgłoszenie w górnym pasku (z każdej strony panelu) albo + Nowe na dashboardzie. Edycja: przycisk Edytuj na stronie zgłoszenia. Kto może: tworzenie wymaga uprawnienia Zgłoszenia → Tworzenie, edycja: Zgłoszenia → Edycja.

Formularz nowego zgłoszenia: Tytuł, Firma, Zgłaszający, Priorytet, Przypisz do, Grupa obsługi, Opis problemu, Tagi i pole na załączniki

Jak utworzyć zgłoszenie

  1. Kliknij + Nowe zgłoszenie.
  2. Wpisz Tytuł zgłoszenia.
  3. Wybierz zgłaszającego z listy Zgłaszający (wybierz z listy) albo wpisz imię i e-mail ręcznie.
  4. Ustaw Priorytet, a jeśli trzeba: serwisanta, grupę obsługi i kategorię.
  5. Opisz problem w polu Opis problemu.
  6. Dodaj tagi i załączniki (opcjonalnie).
  7. Kliknij Utwórz zgłoszenie. Anuluj wraca do listy bez zapisu.

Pola formularza

Pola z gwiazdką (*) są wymagane.

Pole Znaczenie i ograniczenia
Tytuł zgłoszenia * Krótki opis problemu, do 255 znaków.
Firma * Gdy instalacja ma jedną organizację, zamiast listy widzisz tylko jej nazwę i nic nie trzeba wybierać.
Zgłaszający (wybierz z listy) Lista kontaktów i kont pracowników organizacji. Wybór wypełnia dwa pola poniżej.
Imię i nazwisko zgłaszającego Można wpisać ręcznie, do 255 znaków.
Email zgłaszającego Na ten adres pójdą maile o zgłoszeniu (potwierdzenie przyjęcia, publiczne notatki, zmiany statusu). Bez adresu zgłaszający nie dostaje żadnych maili, a na stronie zgłoszenia nie ma przycisku Zadaj pytanie.
Priorytet * Normalny (domyślnie), Wysoki, Krytyczny, Niski. Od priorytetu zależy termin SLA.
Kategoria / Podkategoria Widoczne tylko wtedy, gdy administrator zdefiniował drzewo kategorii. Najpierw wybierz kategorię, potem podkategorię. Opcja — brak — zostawia pole puste.
Pola dodatkowe Pola zdefiniowane przez administratora (tekst, liczba, data, lista, pole wyboru). Część może być wymagana.
Przypisz do Serwisant odpowiedzialny za zgłoszenie. Domyślnie Nieprzypisany. Przy nazwisku może być dopisek o nieobecności z kalendarza Microsoft 365.
Grupa obsługi Zespół, do którego trafia zgłoszenie. Bez grupy oznacza grupę domyślną, jeśli administrator ją ustawił.
Opis problemu * Dowolny tekst. Możesz wkleić treść maila albo zrzut ekranu (Ctrl+V), zrzut zostanie wstawiony w treść opisu.
Tagi (oddzielone przecinkiem) Np. VPN, Windows, sieć. Nexlog może dodać też tagi automatyczne według reguł administratora.
Załączniki / zrzuty ekranu Opis niżej.

Załączniki przy tworzeniu

Plik dodasz na trzy sposoby: przeciągnij go na pole Wklej zrzut ekranu (Ctrl+V) lub przeciągnij plik tutaj, kliknij wybierz z dysku albo wklej obraz ze schowka w dowolnym miejscu formularza poza polem opisu (zostanie zapisany jako plik screenshot-….png). Dodane pliki widać jako miniatury, krzyżyk na miniaturze usuwa plik.

Dozwolone typy: JPG, JPEG, PNG, GIF, PDF, TXT, LOG, ZIP, XLSX, DOCX, MD, CSV, XML, JSON. Limit rozmiaru jednego pliku ustala administrator (domyślnie 25 MB). Za duży plik zostanie odrzucony od razu z komunikatem „Plik … przekracza … MB.”

Co się dzieje po utworzeniu

  • Otwiera się strona zgłoszenia z komunikatem Ticket #N został utworzony.
  • Status to Otwarty. Jeśli wybrałeś serwisanta, status od razu zmienia się na W realizacji, a serwisant dostaje mail i powiadomienie w dzwonku (chyba że przypisałeś siebie). Gdy wybrany serwisant ma nieobecność w Microsoft 365, zobaczysz ostrzeżenie.
  • Nexlog liczy termin SLA według priorytetu (patrz SLA i terminy reakcji).
  • Jeśli żaden serwisant nie został wybrany, mogą zadziałać reguły automatycznego przypisania ustawione przez administratora.
  • Członkowie wybranej grupy dostają mail „Zgłoszenie #N przypisane do Twojej grupy”, jeśli mają włączone takie powiadomienie.
  • Gdy zgłoszenie zostaje bez serwisanta, osoby wskazane przez administratora dostają mail o nowym zgłoszeniu.
  • Zgłaszający z adresem e-mail dostaje potwierdzenie przyjęcia, jeśli administrator włączył ten typ maila, a zgłaszający go nie wyłączył w portalu.

Edycja zgłoszenia

  1. Na stronie zgłoszenia kliknij Edytuj.
  2. Popraw pola. Formularz ma te same pola co przy tworzeniu, bez załączników (pliki dodasz na stronie zgłoszenia, patrz Załączniki i podgląd e-maili).
  3. Kliknij Zapisz zmiany (komunikat Zgłoszenie zaktualizowane.). Anuluj wraca do zgłoszenia.

Ważne różnice względem szybkich zmian na stronie zgłoszenia:

  • Zmiana serwisanta w formularzu edycji nie zmienia statusu i nie wysyła powiadomienia nowemu serwisantowi. Do przekazania zgłoszenia używaj karty Serwisant (patrz Przypisywanie, grupy i planowanie).
  • Zmiana grupy w edycji usuwa serwisanta, chyba że w tym samym zapisie wybrałeś też innego serwisanta.
  • Zmiana priorytetu nie przelicza terminu SLA.

Priorytet i kategorię zmienisz też szybciej, z plakietek w nagłówku zgłoszenia (patrz Statusy, priorytety i wstrzymanie).

Usuwanie zgłoszenia

Przycisk Usuń na stronie zgłoszenia jest widoczny tylko z uprawnieniem Zgłoszenia → Usuwanie. Po potwierdzeniu zgłoszenie trafia do kosza, skąd można je przywrócić (patrz Lista zgłoszeń, filtry i eksport).

Najczęstsze problemy

Problem Przyczyna i rozwiązanie
Po kliknięciu + Nowe zgłoszenie albo Edytuj widzę błąd 403 Twoja rola nie ma uprawnienia Zgłoszenia → Tworzenie albo Edycja.
Formularz nie zapisuje się, pojawia się komunikat pod polem Brakuje wymaganego pola (także pola dodatkowego) albo e-mail ma zły format.
Zgłaszający nie dostał potwierdzenia Brak adresu e-mail, potwierdzenia wyłączone przez administratora albo wyłączone przez zgłaszającego w portalu. Maile wychodzą przez kolejkę wysyłki, więc mogą dotrzeć z opóźnieniem.
Nie ma pola Kategoria Administrator nie zdefiniował drzewa kategorii.

Zobacz też