Notatki, czas pracy i gotowe odpowiedzi

Każdą wykonaną czynność zapisujesz jako notatkę w Dzienniku czynności zgłoszenia. Notatka może być wewnętrzna (widzi ją tylko dział IT) albo wysłana do zgłaszającego i obserwujących. Do notatki dopisujesz czas pracy, a przy okazji możesz zmienić status.

Gdzie: strona zgłoszenia, karta Dziennik czynności → Dodaj notatkę / czynność. Kto może: każdy, kto widzi zgłoszenie. Bez uprawnienia Zgłoszenia → Edycja notatka zawsze zapisuje się jako wewnętrzna, a wybrana zmiana statusu jest pomijana.

#Jak dodać notatkę

1. Otwórz zgłoszenie.
2. W polu Opisz wykonane czynności serwisowe... wpisz treść. Możesz kliknąć gotową odpowiedź (opis niżej).
3. Wpisz czas pracy w polach h i min albo użyj stopera Start.
4. Opcjonalnie wybierz nowy status z listy Bez zmiany statusu.
5. Zaznacz Do klienta / obserwujących, jeśli notatka ma trafić do zgłaszającego.
6. Kliknij Zapisz. Zobaczysz komunikat Notatka dodana.

Pusta notatka nie zostanie zapisana.

#Pola formularza

Pole	Znaczenie
Treść	Wymagana. Możesz wklejać tekst, obrazy i zrzuty ekranu.
h / min	Czas pracy: godziny 0–23, minuty 0–59. Czas sumuje się w Łączny czas zgłoszenia i w raportach.
Start	Stoper. Kliknij, żeby zacząć liczyć (na przycisku pojawia się licznik gg:mm:ss), kliknij ponownie, żeby zatrzymać. Zmierzone minuty (co najmniej 1) dodają się do wartości w polach h i min. Stoper działa dalej po przeładowaniu strony, bo pamięta go przeglądarka (osobno dla każdego zgłoszenia).
Zmiana statusu	Bez zmiany statusu, W realizacji, Czeka na klienta, Rozwiązany. Przy Czeka na klienta pojawia się pole Wstrzymaj do (patrz Statusy, priorytety i wstrzymanie).
Do klienta / obserwujących	Notatka publiczna. Administrator może ustawić, że to pole jest domyślnie zaznaczone.

#Notatka wewnętrzna a notatka do klienta

	Wewnętrzna	Do klienta / obserwujących
Kto widzi	Tylko konta wewnętrzne w panelu	Także zgłaszający i obserwujący w portalu
Mail do zgłaszającego	Nie	Tak, „Aktualizacja zgłoszenia #N: tytuł”, z Twoim podpisem e-mail z profilu (albo „Pozdrawiam, imię i nazwisko”), jeśli zgłaszający ma adres e-mail i nie wyłączył tych maili
Mail do obserwujących	Nie	Tak, osobny mail do każdego obserwującego
Wiadomość w Teams	Nie	Tak, jeśli zgłoszenie przyszło przez Teams albo administrator włączył powiadomienia przez Teams

Gdy notatka publiczna zmienia też status, zgłaszający dostaje jeden mail (z notatką), a nie dwa.

Przy notatce publicznej w dzienniku pojawia się ikona koperty:

• koperta z podpowiedzią „Wysłano do klienta: data” oznacza, że mail trafił do kolejki wysyłki. Kliknięcie pokazuje dokładną treść wysłanego maila,
• koperta z podpowiedzią „Widoczne dla klienta, ale mail nie został wysłany” oznacza brak adresu e-mail zgłaszającego albo wyłączone powiadomienia.

#Gotowe odpowiedzi

Nad polem treści są przyciski z gotowymi odpowiedziami, przygotowanymi przez administratora. Kliknięcie wstawia tekst do notatki (na końcu, jeśli coś już jest wpisane). Tekst możesz potem dowolnie zmienić.

#Wzmianki @

1. Wpisz @ i początek imienia.
2. Z podpowiedzi wybierz osobę (myszą albo strzałkami i Enter).

Podpowiedzi obejmują serwisantów, aktywne konta pracowników organizacji i obserwujących zgłoszenia. Wspomniana osoba dostaje mail „Zostałeś wymieniony w zgłoszeniu #N” z treścią notatki. Serwisant dostaje też powiadomienie w dzwonku. Serwisant, który wyłączył powiadomienia o wzmiankach, nie dostaje ani maila, ani powiadomienia. Wzmianka o sobie samym niczego nie wysyła.

Uwaga: mail o wzmiance idzie także do pracownika lub obserwującego, nawet jeśli notatka jest wewnętrzna, i zawiera całą jej treść. Nie wspominaj osób spoza działu IT w notatkach, których nie powinny czytać. Nexlog rozpoznaje osobę po pierwszym słowie po @ (początek imienia), więc przy dwóch osobach o tym samym imieniu wybieraj z podpowiedzi.

#Zrzuty ekranu w notatce

• Skopiuj zrzut ekranu i wklej go w pole treści skrótem Ctrl+V.
• Albo kliknij + Screeny (PNG, kilka naraz) i wybierz pliki PNG.

Obrazy są częścią treści notatki (nie osobnymi załącznikami). Przycisk Usuń obrazki usuwa wszystkie obrazy z wpisywanej notatki. Pełny ekran powiększa edytor na całe okno, × Zamknij wraca do zwykłego widoku. Gdy treść maila z obrazami przekroczy 2 MB, obrazy w mailu do zgłaszającego są zastąpione linkiem do portalu.

#Wersja robocza

Nexlog sam zapisuje wpisywaną notatkę:

• w przeglądarce, pół sekundy po każdej zmianie (napis Wersja robocza zapisana lokalnie),
• na serwerze, kilka sekund po zmianie, ale tylko tekst, bez obrazów.

Gdy wrócisz do zgłoszenia, notatka zostanie przywrócona z komunikatem Przywrócono niezapisaną wersję roboczą notatki. Kliknij Odrzuć, żeby ją usunąć. Wersja z serwera pozwala odzyskać tekst także na innym komputerze. Po zapisaniu notatki wersja robocza znika.

#Co jeszcze robi zapisana notatka

• Jeśli zgłoszenie nie ma serwisanta, pierwsza notatka przypisuje je Tobie. Status się przy tym nie zmienia.
• Gasi znacznik Nowa odpowiedź klienta (zarówno notatka wewnętrzna, jak i publiczna).
• Pierwsza notatka serwisanta zapisuje czas pierwszej reakcji.
• Po wybraniu statusu Rozwiązany wracasz na dashboard z komunikatem Zgłoszenie oznaczone jako rozwiązane.

#Dziennik czynności i log zmian

Dziennik czynności pokazuje notatki od najnowszej: autora (notatki automatyczne mają autora System i znak SYS), czas względny (pełna data po najechaniu), czas pracy, zmianę statusu (np. „→ W realizacji”) i kopertę maila. Trafiają tu też wpisy o przypisaniu do grupy, zmianie statusu z nagłówka, dodaniu i usunięciu obserwującego. Odpowiedzi zgłaszającego mają jego imię jako autora.

Na dole strony zgłoszenia jest zwinięta sekcja Log zmian. Po rozwinięciu pokazuje historię: kto i kiedy utworzył zgłoszenie, zmienił status, priorytet, kategorię, grupę, przypisał serwisanta, dodał obserwującego, scalił lub usunął zgłoszenie.

Notatek nie można edytować ani usuwać.

#Najczęstsze problemy

Problem	Przyczyna i rozwiązanie
Zaznaczyłem Do klienta / obserwujących, a notatka zapisała się jako wewnętrzna	Twoja rola nie ma uprawnienia Zgłoszenia → Edycja.
Formularz odrzuca czas	Pole h przyjmuje najwyżej 23, min najwyżej 59. Dłuższą pracę zapisz w kilku notatkach.
Zgłaszający nie dostał maila	Sprawdź kopertę przy notatce. Brak adresu e-mail albo wyłączone powiadomienia oznaczają, że mail nie został wysłany.
Po przeładowaniu strony nie ma obrazów w przywróconej notatce	Na serwerze zapisuje się tylko tekst. Obrazy przetrwają tylko w tej samej przeglądarce.

#Zobacz też

• Komunikacja ze zgłaszającym
• Statusy, priorytety i wstrzymanie
• Załączniki i podgląd e-maili